In diesem Blogartikel lernst du, wie du in Word einen Serienbrief erstellen kannst. Das führt immer wieder zu Problemen, vor allem, weil die meisten von uns diese Funktion nur selten nutzen. Dadurch fehlt die Routine, was zu Fehlern führen kann.
Ich zeige dir im Folgenden Schritt für Schritt, wie du mit Hilfe des Seriendruck-Assistenten ganz einfach einen Serienbrief erstellen kannst.
Zuerst möchte ich dir aber erklären, was ein Serienbrief überhaupt ist und wozu man ihn verwendet.
Was ist ein Serienbrief?
Ein Serienbrief ist zunächst ein ganz normaler Brief, zum Beispiel eine Einladung zu einer Betriebsfeier oder eine Erinnerung an Kunden, dass der KFZ Kundendienst fällig ist.
Der Unterschied zu einem normalen Brief liegt darin, dass man den gleichen Brief an unterschiedliche Empfänger senden kann. Der Brieftext bleibt im Großen und Ganzen gleich, Adresse, Anrede und einzelne Textelemente dagegen werden persönlich gestaltet.
Die Datenquelle für die persönlichen Daten
Als Datenquelle für die Personalisierung dient normalerweise eine Excel-Tabelle mit allen notwendigen Angaben, z. B. Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Ort. Gegebenenfalls kann die Tabelle auch weitere Daten, wie z. B. das KFZ Kennzeichen des Kunden, enthalten.
Der Seriendruck-Assistent in Word
Ich nutze zur Serienbrieferstellung eigentlich immer den Seriendruck-Assistenten in Word.
Öffne zunächst ein leeres Worddokument.
Gehe in die Registerkarte „Sendungen“, klicke auf „Seriendruck starten“ und dann auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen“.
Wähle in der rechten Spalte nun den Dokumenttyp aus, also „Briefe“.
Klicke unten rechts auf „Weiter“.
Wähle das Startdokument (das aktuelle Dokument oder eine bestehende Vorlage, wenn du eine hast) und klicke unten auf „Weiter: Empfänger wählen“.
Klicke auf „Durchsuchen“ bei Empfängerliste und suche die Empfängerliste auf deinem Computer (die Excel-Tabelle mit den persönlichen Daten der Empfänger). Klicke auf „Öffnen“.
Klicke auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.
Ab jetzt werden wir den Seriendruck-Assistenten nicht mehr verwenden. Gehe stattdessen oben im Menüband auf „Seriendruckfeld einfügen“:
Das Adressfeld
Füge nun die Felder für die Empfängeradresse ein. Das sieht im Normallfall etwa so aus (Leerzeichen müssen eingegeben werden):
Die Anrede
Da sich die Anrede je nach Frau oder Mann unterscheidet, müssen wir nun eine Regel eingeben:
- Tippe zunächst den Teil der Anrede, der immer gleich bleibt, also „Sehr geehrte“.
- Klicke dann oben im Menüband auf „Regeln“ und dann auf „Wenn…dann…sonst“.
- Gib folgenden Text ein und klicke dann auf „Ok“.
- Nach der Grußformel benötigen wir noch den Nachnamen des Empfängers, also fügen wird das entsprechende Seriendruckfeld ein.
- Die Anrede sollte nun so aussehen (entweder mit Herr oder mit Frau, je nachdem, wer euer erster Empfänger ist):
Sehr geehrte Frau <<Nachname>>, oder Sehr geehrter Herr <<Nachname>>,
Weitere Felder im Text
Je nach Brieftext kannst du weitere Personalisierungen im Text vornehmen. Damit du die entsprechenden Seriendruckfelder zur Verfügung hast, müssen diese Informationen auch in deiner Excel-Tabelle stehen, die du als Datenquelle nutzt.
Vorschau
Gehst du im Seriendruck-Assistenten einen Schritt weiter, kommst du in die Vorschau.
Drucken des Serienbriefs
Klicke auf das Symbol „Fertigstellen und zusammenführen“ und dann „Einzelne Dokumente bearbeiten. Nun kannst du die Briefe noch einmal anschauen, ob alles stimmt.
Ist alles in Ordnung, kannst du die Briefe ganz normal drucken.
