In diesem Blogartikel lernst du, wie du einen Serienbrief in Word erstellen kannst. Das führt immer wieder zu Problemen, vor allem, weil die meisten von uns diese Funktion nur selten nutzen. Dadurch fehlt die Routine, was zu Fehlern führen kann.
Ich zeige dir im Folgenden Schritt für Schritt, wie du mit Hilfe des Seriendruck-Assistenten ganz einfach einen Serienbrief erstellen kannst.
Serienbrief | Word
Folge meiner einfachen Anleitung in wenigen Schritten.
Zuerst möchte ich dir aber erklären, was ein Serienbrief überhaupt ist und wozu man ihn verwendet.
Word: Was ist ein Serienbrief?
Ein Serienbrief in Word ist zunächst ein ganz normaler Brief, zum Beispiel eine Einladung zu einer Betriebsfeier oder eine Erinnerung an Kunden, dass der KFZ Kundendienst fällig ist.
Der Unterschied zu einem normalen Brief liegt darin, dass man den gleichen Brief an unterschiedliche Empfänger senden kann. Der Brieftext bleibt im Großen und Ganzen gleich, Adresse, Anrede und einzelne Textelemente dagegen werden persönlich gestaltet.
Lerne hier, wie du Briefumschläge bedrucken kannst oder wie du den Seriendruck auch für Etiketten nutzen kannst.
Die Datenquelle für die persönlichen Daten
Als Datenquelle für die Personalisierung des Serienbriefs dient normalerweise eine Excel-Tabelle mit allen notwendigen Angaben, zum Beispiel: Je eine Spalte für Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ und Ort. Gegebenenfalls kann die Tabelle auch weitere Daten, wie zum Beispiel das KFZ Kennzeichen des Kunden, enthalten:
Der Seriendruck-Assistent
Ich nutze zum Erstellen eines Serienbriefs in Word eigentlich immer den Seriendruck-Assistenten, denn der führt Schritt für Schritt durch den Prozess und macht einem das Leben dadurch deutlich leichter.
So gehst du vor:
Öffne zunächst ein leeres Dokument.
Gehe in die Registerkarte „Sendungen“, klicke dort auf „Seriendruck starten“ und dann auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen“.
Wähle in der rechten Spalte, die sich nach dem letzten Klick geöffnet hat, nun den Dokumenttyp aus, also „Briefe“.
Klicke ganz unten rechts in der gleichen Spalte auf „Weiter“.
Wähle das Startdokument (das aktuelle Dokument oder eine bestehende Vorlage, wenn du eine hast) und klicke unten auf „Weiter: Empfänger wählen“.
Klicke auf „Durchsuchen“ bei Empfängerliste und suche die Empfängerliste auf deinem Computer. Als Empfängerliste hat man normalerweise eine Excel-Tabelle mit den Daten der Empfänger, wie Straße, Hausnummer, Ort und Postleitzahl (siehe Beispiel weiter oben). Klicke auf „Öffnen“.
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Klicke nun auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.
Ab jetzt werden wir den Seriendruck-Assistenten nicht mehr verwenden. Gehe stattdessen oben im Menüband auf „Seriendruckfeld einfügen“:
Das Adressfeld
Füge in deinen Serienbrief in Word nun die Felder für die Empfängeradresse ein. Das sieht im Normallfall etwa so aus:
Beachte: Die Leerzeichen müssen manuell eingegeben werden.
Schau dir auch mein Video an, in dem ich erkläre, wie man einen Serienbrief erstellt:
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Die Anrede
Nun kommen wir zur Anrede in deinem Word Serienbrief. Da sich die Anrede je nach Frau oder Mann unterscheidet, müssen wir nun eine Regel eingeben. Das geht in diesem Fall aber recht einfach:
- Tippe im Brief zunächst den Teil der Anrede, der immer gleich bleibt, also „Sehr geehrte“.
- Klicke dann oben im Menüband auf „Regeln“.
- Dann auf „Wenn…dann…sonst“.
- Gib folgenden Text ein (achte auf die Leerschritte an den entsprechenden Stellen). Klicke dann auf „Ok“.
- Nach der Grußformel benötigen wir noch den Nachnamen des Empfängers, also fügen wird das entsprechende Seriendruckfeld ein.
- Die Anrede sollte nun so aussehen (entweder mit Herr oder mit Frau, je nachdem, wer euer erster Empfänger ist):
Sehr geehrte Frau <<Nachname>>, oder Sehr geehrter Herr <<Nachname>>,
Anmerkung:
Wenn dir das zu kompliziert ist, kannst du deine Datenquelle mit den Empfängern auch einfach so gestalten, dass man keine Regel benötigt. Zum Beispiel mit einer Spalte, die „Grußformel“ heißt und den entsprechenden Satz bereits im ganzen enthält („Sehr geehrte Frau“ bei Frauen bzw. „Sehr geehrter Herr“ bei Männern). Dann kannst du in deinem Anschreiben als Anrede einfach das Feld „Grußformel“ einfügen:
Weitere Felder im Text
Je nach Brieftext kannst du weitere Personalisierungen im Text vornehmen. Damit du die entsprechenden Seriendruckfelder zur Verfügung hast, müssen diese Informationen auch in deiner Excel-Tabelle stehen, die du als Datenquelle nutzt.
Vorschau
Gehst du im Seriendruck-Assistenten einen Schritt weiter, kommst du in die Vorschau für den Serienbrief.
Drucken des Serienbriefs
Klicke auf das Symbol „Fertigstellen und zusammenführen“ und dann „Einzelne Dokumente bearbeiten. Nun kannst du die Briefe noch einmal anschauen, ob alles stimmt. Ist alles in Ordnung, kannst du die Briefe ganz normal drucken.
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