Es gibt eine sehr praktische Funktion, die mir schon oft das Leben sehr erleichtert hat: Word suchen und ersetzen. Absolut essenziell! Wenn du diese Suchfunktion noch nicht kennst, solltest du diesen Artikel auf jeden Fall lesen – eine Anleitung.
Das Grundszenario
Wann braucht man in Word suchen und ersetzen? Stell dir vor, du hast ein sehr, sehr langes Dokument. Du schreibst schon eine Weile daran und irgendwann fällt dir auf, dass du ein bestimmtes Wort immer oder zumindest des Öfteren falsch geschrieben hast. Und jetzt sollst du das ganze Dokument mühsam nach diesem Wort durchforsten, um die Schreibweise zu korrigieren? Was für ein Horror.
Nun die gute Nachricht: Nein, musst du nicht. Du kannst das gesamte Dokument nach diesem falschgeschriebenen Wort durchsuchen lassen und sogar gleichzeitig durch das korrektgeschriebene Wort austauschen.
Und es wird noch besser: Du kannst auf diese Weise auch Satzzeichen, Symbolen, Sonderzeichen und sogar Leerzeichen finden. Du könntest zum Beispiel das gesamte Dokument nach zwei aufeinanderfolgenden Leerzeichen durchsuchen und durch nur ein Leerzeichen austauschen.
Das ist ja wohl genial, oder? Und so geht’s.
Word: Suchen und ersetzen
Und so funktioniert „Word suchen und ersetzen“ Schritt für Schritt:
Ich nehme an, du hast dein Dokument bereits offen.
Um ein bestimmtes Wort, ein Symbol, ein Sonderzeichen oder eine andere Buchstaben- / Zahlenkombination in Word zu finden, gehst du in die Registerkarte „Start“. Das Symbol für „suchen“ findest du ganz rechts:
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Wenn du auf dieses Symbol klickst, öffnet sich eine Suchleiste. Hier gibst du im Suchfeld das gesuchte Wort (oder Sonderzeichen, Leerzeichen und so weiter) ein und bestätigst deine Eingabe. In neueren Wordversionen kann es sein, dass Word automatisch sucht.
Du siehst das gefundene Wort nun gelb hinterlegt in deinem Dokument und kannst von einem zum anderen gehen, indem du auf „Weitersuchen“ klickst bzw. auf den Pfeil nach unten oder oben.
Du kannst damit aber nicht nur bestimmte Wörter oder Zeichenkombinationen finden, sondern diese gleichzeitig auch durch etwas anderes austauschen. Klicke du in der Registerkarte „Start“ ganz rechts auf „Ersetzen“:
Alternativ kannst du das Fenster mit der Tastenkombination Strg + F öffnen.
Du bekommst nun zwei Felder:
Im ersten Feld „Suchen nach“ gibst du ein, wonach Word suchen soll.
Im zweiten Feld „Ersetzen durch“ gibst du ein, wodurch Word das Wort ersetzen soll.
Du kannst hier auch mehrere Wörter, beliebige Zeichenkombinationen oder auch einen ganzen Satz eingeben.
Wenn du auf „Erweitern“ klickst, bekommst du zusätzliche Optionen für die Suche: Zum Beispiel „Groß- und Kleinschreibung beachten“ oder „Nur ganzes Wort suchen“. Mit diesen Angaben kannst du deine Suche verfeinern.
Klicke auf „Weitersuchen“, wenn du die Suchergebnisse zunächst anschauen möchtest. Das kann durchaus sinnvoll sein, je nachdem, wie sicher du dir bist, ob die Suchergebnisse auch tatsächlich alle ausgetauscht werden sollen.
Klicke auf „Ersetzen“, wenn du nur das aktuelle Ergebnis austauschen möchtest. Klicke auf „Alle ersetzen“, wenn du alle gefundenen Ergebnisse sofort durch das angegebene Wort ersetzen möchtest.
Wenn du sichergehen möchtest, dass wirklich alle entsprechenden Begriffe ersetzt worden sind, kannst du das mit einem Klick auf den Befehl „Weitersuchen“ überprüfen. Normalerweise sollte Word den alten Begriff nun nicht mehr im Dokument finden. Falls du nun feststellst, dass etwas schief gegangen ist, kannst Du den Vorgang einfach mit der Tastenkombination Strg + Z rückgängig machen.
Mögliche Probleme
Bei der Verwendung dieses Befehls können auch Fehler auftreten. Vor allem bei häufig verwendetet kleinen Wörtern wie zum Beispiel „und“, „oder“, „von“ kann es passieren, dass man zu viel ersetzt. Wenn man also etwa diesen Begriff „Fußnoten und Endnoten in Word“ in einem Dokument in „Fußnoten oder Endnoten in Word“ ändern möchte, ins Suchfeld aber nur und einträgt, werden alle und im Text ersetzt.
Man sollte sich vor dem Auslösen also genau überlegen, welche Begriffe man auf welche Art und Weise sinnvoll finden und austauschen kann. Im genannten Beispiel ist es also sinnvoller, den gesamten Begriff einzutragen.
Fazit
Es handelt sich bei der Funktion „Word suchen und ersetzen“ um eine der nützlichsten Funktionen überhaupt. Es erspart uns langwieriges manuelles Suchen in großen Dokumenten nach bestimmten Wörtern oder anderen Zeichen. Auch Tippfehler, wie zum Beispiel doppelte Leerzeichen, können so ganz einfach gefunden und korrigiert werden.
Mit „suchen und ersetzen“ kann man auch wiederkehrende Rechtschreibfehler schnell und einfach korrigieren oder die Schreibweise von Abkürzungen / Abteilungen / Fachbegriffen vereinheitlichen. Alternativ kann man diese Funktion auch dazu verwenden, nach einem Wort zu suchen, das man sehr oft verwendet hat und teilweise durch ein anderes zu ersetzen.
Neben den sichtbaren Zeichen wie Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen erkennt dieser Befehl auch Steuerzeichen, also Tabulatoren, Absatzmarken und Leerzeichen. Auch diese kann man mit Word suchen und ersetzen gegen andere Zeichen austauschen oder ganz löschen.
Word bietet dabei mehrere Möglichkeiten, wie man die Suche verfeinern kann.
Mit der Tastenkombination Strg + F kann man das Suchfenster direkt öffnen.
Du kannst das Wort, nach dem gesucht werden soll, auch zuerst markieren und kopieren, und dann die Suchmaske öffnen. Dann wird dieses Wort automatisch im Suchfeld eingetragen.
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