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Bei meinem letzten Arbeitgeber herrschte totales Chaos im Büro: Die Regale waren vollgestopft mit Dingen, die eigentlich niemand mehr brauchte, auf den Schreibtischen lag stapelweise Papier, Kabel gingen quer durchs Zimmer. Nein, das ist keine schöne Arbeitsumgebung.
In diesem Blogbeitrag gebe ich dir Tipps für eine gute Büroorganisation – denn in einer schönen, gut strukturierten Umgebung macht das Arbeiten einfach mehr Spaß.
Büroorganisation
Gute Büroorganisation finde ich sehr wichtig. Nichts nervt mehr, als ständig nach Unterlagen suchen zu müssen und keinen Überblick zu haben. Hier findest du viele Tipps, wie du in Zukunft Büro und Schreibtisch organisieren kannst – für mehr Übersicht und Ordnung.
Büroorganisation Schritt 1: Schreibtisch Organisation
Eine gute Büroorganisation beginnt bei der eigenen Schreibtisch Organisation. Schließlich sammelt sich hier die Arbeit – Posteingang, Notizzettel, Dinge an denen man gerade arbeitet… Da kommt schnell Chaos auf.
So kannst du deinen Schreibtisch gut organisieren:
Sorge für ein gutes Ablagesystem. Beschrifte die Ordner sinnvoll und überlege dir, welche Dokumente tatsächlich abgelegt werden müssen. Was du erledigt hast, solltest du auch gleich ablegen – so reduzierst du den Zettelanteil auf deinem Schreibtisch.
Beschaffe dir ein gutes Ordnungssystem mit mindestens 3 Ablagefächern für den Schreibtisch, in dem du deine Unterlagen sortieren kannst: Was ist gerade erst hereingekommen und noch unbearbeitet? Was soll in andere Abteilungen weitergeleitet werden? Was ist in Arbeit (hier kannst du zum Beispiel die Vorgänge einsortieren, für die du noch auf Rückmeldung oder andere Informationen wartest)? Schau dir zum Beispiel diese schöne Ablagebox an: Stapelbare Schubladenbox mit praktischen Farben*
Vermeide Schmierzettel, die lose auf deinem Schreibtisch verteilt liegen. Ja, ich mache das auch manchmal, aber es führt schnell zu großem Chaos. Verwende lieber einen Block oder ein Notizbuch, in dem du dir Notizen machst. Lege dir das Notizbuch oder den Block neben das Telefon und nimm es mit in Besprechungen. So bleibt der Schreibtisch gut organisiert. Dieses Notizbuch hat sogar eine praktische Tasche, in der man zusätzliche Zettel aufbewahren kann: Notizbuch*
Für große Unordnung sorgen auch die kleinen Dinge: Büroklammern, Tacker, Radiergummi, Lineal… Auch für diesen Kleinkram gibt es gute Ordnungssysteme. Ich empfehle dir diesen Organizer: Schreibtisch Organizer*
Wir leben im digitalen Zeitalter. Überlege dir daher, ob du wirklich jede E-Mail ausdrucken und in einen Ordner ablegen musst. Eventuell ist es sogar besser, eine gute digitale Ordnerstruktur auf dem (Abteilungs-)Laufwerk anzulegen: So wird die Umwelt ein bisschen geschont – und auch wer im Homeoffice arbeitet hat Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Räume deinen Schreibitsch auf, bevor du nach Hause gehst. Ordne deine Unterlagen für den nächsten Tag und mache die Ablage, falls du es während des Tages nicht geschafft hast.
Hast du immer das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben? Dann lies diese Tipps: Zeitmanagement Methoden. Denn auch gutes Zeitmanagement ist wichtig für ein gut organisiertes Büro.
Schritt 2: Regeln für alle
Büroorganisation endet aber natürlich nicht beim eigenen Schreibtisch. Daher sollte es Regeln für alle geben, die hier arbeiten.
Sprich in deinem Team an, was deiner Meinung nach geändert werden sollte. Hängen zum Beispiel überall Kabel lose herum? Oder habt ihr auch ein Regal, das mit Dingen gefüllt ist, die eigentlich entsorgt werden könnten?
Auch Pflanzen sind gut fürs Klima und für eine schöne Arbeitsumgebung. Es gibt ein paar Pflanzen, die nicht nur hüsch sind, sondern auch die Luft reinigen. Zum Beispiel diese hier: Luftreinigende Pflanzen*
Es sind schon Pflanzen vertrocknet, weil keiner daran gedacht hat, sie zu gießen? Dann wäre zum Beispiel so etwas eine Alternative: Büropflanzen*
In Räumen mit mehreren Personen fühlt sich meistens niemand fürs Lüften zuständig. Leider habe ich schon viele Büros erlebt, in denen schreckliche Luft herrscht. So kann man aber nicht konzentriert arbeiten. Denke also daran, häufig (mindestens einmal pro Stunde) gut durchzulüften.
Stellt Regeln auf, nach welchen Kriterien nicht mehr Benötigtes entsorgt wird, wie oft und von wem. Es macht in den meisten Büros durchaus Sinn, mindestens einmal im Jahr auszumisten.
Auch Pinnwände können helfen, einen Raum besser zu organisieren. Informationen, die für alle wichtig sind, finden hier ihren Platz. Es gibt durchaus auch schöne Pinnwände, zum Beispiel diese hier: Pinnwand* – nicht nur nützlich, sondern auch noch dekorativ.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, für Ordnung im Büro zu sorgen. Fang beim eigenen Schreibtisch an, aber beziehe auch deine Kollegen mit ein. In einem schönen, gut strukturierten Raum fällt es leichter, konzentriert zu arbeiten. Beschaffe dir, falls notwendig, Hilfsmittel – wie zum Beispiel Organizer und Ablageboxen. Und auch eine schöne Dekoration leistet ihren Beitrag.
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