Bei meinem letzten Arbeitgeber herrschte totales Chaos im Office: Die Regale waren vollgestopft mit Dingen, die eigentlich niemand mehr brauchte, auf den Schreibtischen lag stapelweise Papier, Kabel gingen quer durchs Zimmer. Nein, das ist wirklich keine schöne Arbeitsumgebung.
In diesem Blogbeitrag gebe ich dir Tipps für eine gute Büro Organisation – denn in einer schönen, gut strukturierten Umgebung macht das Arbeiten einfach mehr Spaß.
Büro Organisation
Schreibtisch und Büro organisieren: Gute Büro Organisation finde ich sehr wichtig. Nichts nervt mehr, als ständig nach Unterlagen suchen zu müssen und keinen Überblick zu haben. Hier findest du viele Tipps, wie du in Zukunft dein Office und deinen Schreibtisch organisieren kannst – für mehr Übersicht und Ordnung.
In einer gut strukturieren Umgebung arbeitet es sich einfach besser. Außerdem macht mir meine Arbeit mehr Spaß, wenn ich in einem schönen, aufgeräumten Office an einem gut organisierten Schreibtisch sitze. Beim oben genannten früheren Arbeitgeber hat es mir schon aufgrund des Chaoses gegraust, dort sitzen zu müssen. Zudem handelte es sich um eine technische Abteilung, es standen also auch ausrangierte, alte, verstaubte Geräte in der Gegend herum. Es war alles andere als schön dort. Irgendwie logisch, dass dadurch auch Motivation und Effizienz flöten gehen, oder?
Ja, ich gebe zu, dass das Bild sehr übertrieben ist 🙂 Es wird aber jeder zustimmen, dass man dort nicht effizient und motiviert arbeiten kann, oder?
Sehen wir uns im Folgenden also an, wie man es besser machen kann.
Büro Organisation Schritt 1: Schreibtisch Organisation
Eine gute Büro Organisation beginnt bei der eigenen Schreibtisch Organisation. Schließlich sammelt sich am eigenen Arbeitsplatz bereits einiges an – Posteingang, Notizzettel, Dinge an denen man gerade arbeitet… Da kommt am eigenen Arbeitsplatz schnell Chaos auf.
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Mehr InformationenSo kannst du deinen Schreibtisch gut und übersichtlich organisieren:
- Ordner aussagekrätig beschriften und Ablage organisieren:
Sorge für ein gutes Ablagesystem. Beschrifte die Ordner sinnvoll und überlege dir, welche Dokumente tatsächlich abgelegt werden müssen. Nicht alles, was auf unserem Schreibtisch liegt, muss tatsächlich auch aufbewahrt werden. Entscheide also, ob die Dokumente wichtige bzw. relevante Informationen enthalten.
Was du bereits erledigt hast, solltest du auch sofort ablegen – so reduzierst du den Zettelanteil an deinem Arbeitsplatz und hast einen besseren Überblick über die Dinge, die noch erledigt werden müssen.
- Ordnungssystem für den Schreibtisch:
Beschaffe dir ein gutes Ordnungssystem mit mindestens 3 Ablagefächern für den Schreibtisch, in dem du deine Unterlagen organisieren und sortieren kannst: Was ist gerade erst hereingekommen und noch unbearbeitet? Was soll in andere Abteilungen weitergeleitet werden? Was ist in Arbeit (hier kannst du zum Beispiel die Vorgänge einsortieren, für die du noch auf Rückmeldung oder andere Informationen wartest)? Schau dir diese schöne und hilfreiche Ablagebox an: Stapelbare Schubladenbox mit praktischen Farben*. Durch die fünf Fächer in unterschiedlichen Farben hast du genug Platz, deine Unterlagen sinnvoll zu sortieren.
- Notizbuch statt Schmierzettel:
Des Weiteren hilft es sehr, Schmierzettel zu vermeiden, die lose auf deinem Tisch verteilt herumliegen. Ja, ich mache das auch manchmal, aber es führt schnell zu großem Chaos. Verwende lieber einen Block oder ein Notizbuch, in dem du dir Notizen machst. Lege dir das Notizbuch oder den Block neben das Telefon und nimm es mit in Besprechungen. So bleibt der Schreibtisch gut organisiert und alle Notizen sind an einem Platz. Dieses Notizbuch hat sogar eine praktische Tasche, in der man zusätzliche Zettel aufbewahren kann: Notizbuch*
- Kleinkram sortieren und geordnet aufbewahren:
Für große Unordnung sorgen auch die kleinen Dinge: Büroklammern, Tacker, Radiergummi, Lineal und so weiter. Auch für diesen Kleinkram gibt es gute Lösungen, um seinen Schreibtisch besser zu organisieren. Ich empfehle dir diesen schönen Organizer: Schreibtisch Organizer* mit mehreren unterschiedlich großen Fächern für ein paar größere und die vielen kleinen Dinge, die sonst ungeordnet auf dem Schreibtisch oder in den Schubladen herumfliegen.
- Digitale Möglichkeiten nutzen:
Und noch ein wichtiger Punkt: Wir leben im digitalen Zeitalter. Überlege dir daher, ob du wirklich jede E-Mail ausdrucken und in einen Ordner ablegen musst. Eventuell ist es sogar besser, eine gute digitale Ordnerstruktur auf dem (Abteilungs-)Laufwerk anzulegen: So wird die Umwelt ein bisschen geschont – und auch wer im Homeoffice arbeitet hat Zugriff auf wichtige Unterlagen.
- Bevor du nach Hause gehst -> Ordnung machen:
Wichtig für einen guten Start am nächsten Tag: Räume deinen Arbeitsplatz auf, bevor du nach Hause gehst. Ordne deine Unterlagen für den nächsten Tag und mache die Ablage, falls du es während des Tages nicht geschafft hast. Hast du eine to-do Liste? Streiche die Aufgaben, die du bereits erledigt hast ebenfalls spätestens gegen Ende des Arbeitstages.
Hast du immer das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben? Dann lies diese Tipps: Zeitmanagement Tipps und Methoden. Denn auch gutes Zeitmanagement ist wichtig für ein gut organisiertes Büro. Hier findest du Tipps für eine gute digitale Ordnerstruktur (privat).
Schritt 2: Regeln und Aufgaben für alle im Office
Büro Organisation endet aber natürlich nicht beim eigenen Arbeitsplatz. Daher sollte es auch ein paar Regeln für alle geben, die im gleichen Office arbeiten. Leider hilft es nicht besonders viel, wenn nur der eigene Schreibtisch gut organisiert ist, im restlichen Raum aber Chaos herrscht.
Allerdings ist das oft gar nicht so einfach. Irgendjemand muss den Anfang machen, das Thema ansprechen und Vorschläge zur Verbesserung machen. Häufig fehlt es auch einfach an Zuständigkeiten, dann hilft es, eine verantwortliche Person für eine bestimmte Aufgabe zu benennen – natürlich in Absprache mit den anderen.
Hier meine Tipps, wie man das ganze Büro besser organisieren und Aufgaben verteilen kann:
- Absprache mit dem ganzen Team:
Sprich in deinem Team an, was deiner Meinung nach geändert werden sollte. Hängen zum Beispiel überall Kabel lose herum? Oder habt ihr auch ein Regal, das mit Dingen gefüllt ist, die eigentlich entsorgt werden könnten? Oft fühlt sich niemand zuständig, für Ordnung zu sorgen – gerade in Großraumbüros kann das zu einem besonders großen Chaos führen. Da hilft es, für bestimmte Aufgaben eine verantwortliche Person zu benennen, die sich dann regelmäßig zum Beispiel ums Ausmisten der alten Geräte kümmert.
- Pflanzen verbessern das Raumklima:
Auch Pflanzen sind gut fürs Klima und für eine schöne Arbeitsumgebung. Es gibt ein paar Pflanzen, die nicht nur hübsch sind, sondern auch die Luft reinigen. Zum Beispiel diese hier: Luftreinigende Pflanzen*.
Es sind schon Pflanzen bei dir im Büro vertrocknet, weil keiner daran gedacht hat, sie zu gießen? Dann wäre zum vielleicht so etwas eine Alternative: Büropflanzen*
- Lüftungsregeln:
In Räumen mit mehreren Personen fühlt sich meistens niemand fürs Lüften zuständig. Leider habe ich schon viele Büros erlebt, in denen eine schreckliche, verbrauchte Luft herrscht. So kann man aber nicht konzentriert arbeiten. Bereits ab 1.000 ppm CO2 entstehen erste gesundheitliche Beschwerden – zum Beispiel Müdigkeit und Gähnen. Steigt der Wert weiter an, entstehen weitere Probleme, wie etwa Kopfschmerzen. Klar, dass man in so einer Umgebung Konzentrationsschwierigkeiten bekommt, oder? Denke also daran, häufig (mindestens einmal pro Stunde, öfter ist besser – je nach Personenanzahl und qm) gut durchzulüften.
- Regelmäßig Ausmisten:
Stellt Regeln auf, nach welchen Kriterien nicht mehr Benötigtes entsorgt wird, wie oft und von wem. Es macht in den meisten Büros durchaus Sinn, mindestens einmal im Jahr ordentlich auszumisten.
- Pinnwände für Informationen, die alle betreffen:
Auch Pinnwände können helfen, einen Raum besser zu organisieren. Informationen, die für alle wichtig sind, finden hier ihren Platz. Es gibt durchaus auch schöne Pinnwände, zum Beispiel diese hier: Pinnwand* – nicht nur nützlich, sondern auch noch dekorativ.
- Zeitschriftenständer:
Liegen überall im Büro Fachzeitschriften herum? Auch diese können gut sortiert werden: Besorgt euch einen Zeitschriftenständer, der an einer strategisch günstigen Stelle steht, damit jeder darauf Zugriff hat. So kann jeder, der gerade Zeit hat oder eine bestimmte Information sucht, sich die entsprechende Fachzeitschrift holen. Alle Magazine liegen an einer Stelle – anstatt auf mehreren Schreibtischen verteilt. Ich habe mir gerade diesen hier gekauft: Zeitschriftenständer*
Wenn man dieses Bild anschaut, fühlt man sich doch gleich viel besser, als beim ersten Foto, oder?
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Sonstiges
Wie ordnet man am besten seinen Schreibtisch?
- Räume auf: Entferne alles Unnötige von deinem Schreibtisch und sortiere deine Unterlagen und Gegenstände aus.
- Priorisiere: Platziere die Gegenstände, die du regelmäßig verwendest bzw. häufig benötigst, in unmittelbarer Reichweite.
- Schaffe Ordnung: Verwende Ablagefächer, Schubladen oder Organizer, um Dokumente, Stifte, Büroklammern und anderen Kleinkram sinnvoll zu organisieren.
- Kabelmanagement: Bündel die Kabel und verwende Kabelbinder oder Kabelkanäle, um Ordnung zu schaffen und Stolperfallen zu vermeiden.
- Persönliche Note: Füge persönliche Gegenstände wie Fotos, Pflanzen oder schöne Zitate hinzu, um deine Schreibtisch aufzuwerten – aber nicht zu viel.
Was gehört alles auf den Schreibtisch?
Je nachdem, was du genau machst, könnten auf deinen Schreibtisch folgende Sachen gehören:
- Computer oder Laptop: Das ist das häufigste Hauptwerkzeug für die Arbeit am Schreibtisch.
- Schreibzeug: Stifte, Bleistifte, Marker, Textmarker und Notizblöcke sollten griffbereit sein.
- Dokumente: Ordner, Hefter oder Ablagefächer, um wichtige Papiere zu organisieren.
- Kalender oder Planer: Damit behältst du deinen Zeitplan im Blick und verpasst keine Termine.
- Büromaterial: Büroklammern, Brieföffner, Locher, Klebeband, Schere und andere Utensilien, die du oft brauchst.
- Beleuchtung: Eine Schreibtischlampe sorgt für gutes Licht beim Arbeiten.
Was gehört nicht auf einen Schreibtisch?
Es gibt ein paar Dinge, die besser nicht auf deinem Schreibtisch landen sollten, um den Arbeitsbereich aufgeräumt und effizient zu halten. Hier sind ein paar Beispiele: Vermeide Gegenstände, die dich ablenken könnten, wie lautes Spielzeug oder zu persönliche Dinge. Lass keine unnötigen Papiere, Verpackungen oder Müll auf deinem Schreibtisch liegen. Es ist schön, persönliche Sachen zu haben, aber übertreib es nicht, damit dein Schreibtisch nicht überladen aussieht. Es ist ratsam, Essen oder Getränke vom Schreibtisch fernzuhalten, um Schäden an der Technik zu vermeiden. Wenn du Geräte oder Gegenstände hast, die du selten benutzt, ist es besser, sie woanders zu lagern, um Platz auf dem Schreibtisch zu sparen.
Was fällt alles unter Büro Organisation?
Unter Büro Organisation fallen verschiedene Aspekte, die dazu beitragen, den Arbeitsbereich effizient und strukturiert zu gestalten. Dazu gehören:
- Das ordnungsgemäße und übersichtliche Sortieren und Aufbewahren von Dokumenten, damit sie leicht zugänglich sind.
- Die Verwaltung von Terminen, Fristen und Aufgaben, um produktiv zu bleiben und nichts zu übersehen.
- Die optimale Anordnung von Büromaterialien, Geräten und persönlichen Gegenständen, um den Arbeitsfluss zu erleichtern.
- Die Strukturierung und Verwaltung von Informationen, wie zum Beispiel E-Mails, Notizen, Handbüchern oder Projektunterlagen.
- Effiziente Kommunikation mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.
Was ist die Ablage im Büro?
Die Ablage im Büro bezieht sich auf das System, Dokumente und Unterlagen zu organisieren und aufzubewahren. Eine Ablage kann aus verschiedenen Elementen bestehen, wie beispielsweise Ordner, Ablagefächer, Schubladen oder Regale. Die Ablage ermöglicht es, Papiere und Dokumente systematisch zu kategorisieren, zu sortieren und leicht zugänglich zu machen. Dies erleichtert das Wiederfinden von Informationen und trägt zur Effizienz bei der Arbeit im Büro bei.
Was für Ablagesysteme bzw. Ordnungssysteme für Unterlagen im Büro gibt es?
Im Büro gibt es verschiedene Arten von Ablagesystemen bzw. Ordnungssystemen für Unterlagen, die je nach den individuellen Bedürfnissen und der Art der Dokumente verwendet werden können. Hier sind einige gängige Ablagesysteme:
Alphabetische Ablage: Dokumente werden nach dem Alphabet sortiert, z. B. nach Namen oder Themen.
Numerische Ablage: Dokumente werden mit Hilfe von Nummern organisiert, z. B. durch fortlaufende Nummern oder spezifische Kategorien.
Chronologische Ablage: Dokumente werden nach Datum oder Zeitrahmen sortiert, um den Zugriff auf Informationen in zeitlicher Reihenfolge zu erleichtern.
Thematische Ablage: Dokumente werden nach bestimmten Themen oder Projekten geordnet, um eine logische Kategorisierung zu gewährleisten.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, ein Büro gut zu organisieren. Fang beim eigenen Schreibtisch an, aber beziehe auch deine Kollegen mit ein. In einem schönen, gut strukturierten Raum fällt es leichter, konzentriert zu arbeiten. Beschaffe dir, falls notwendig, Hilfsmittel – wie zum Beispiel Organizer und Ablageboxen. Und auch eine schöne Dekoration leistet ihren Beitrag.
Seit ich selbständig bin und mein eigenes Büro habe, freue ich mich jeden Tag darauf, zwischen meinen zahlreichen Pflanzen an einem gut strukturierten Arbeitsplatz zu sitzen. Natürlich gibt es trotzdem Momente, in denen ich nicht gerne arbeite – vor allem, wenn es um bürokratische Dinge wie zum Beispiel die Steuererklärung geht. Das gehört aber eben auch zum Leben. Alles in allem fühle ich mich hier aber deutlich wohler und arbeite viel lieber, als im oben beschriebenen, chaotischen Großraumbüro.
Gewohnheiten ändern sich aber natürlich nur langsam, Veränderungen sind oft nur schwer und Schritt für Schritt durchzusetzen. Lass dich davon aber nicht abhalten, notwendige Änderungen anzusprechen bzw. selbst in Angriff zu nehmen.
