Zeitmanagement ist ein wichtiges Thema: Es schafft Prioritäten, einen besseren Überblick über zu erledigende Aufgaben, strukturiert den Tag und führt so zu besserer Produktivität und weniger Stress.
Zeitmanagement: Definition
Die Definition für Zeitmanagement lautet gemäß Duden so: Es ist der strukturierte Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Es bedeutet also, dass man in einem bestimmten Zeitraum anstehende Maßnahmen und Aufgaben möglichst optimal erledigt.
Es gibt verschiedene Methoden und Tipps, mit denen man das eigene Zeitmanagement verbessern kann. Die wichtigsten stelle ich in diesem Beitrag vor.
Tipps für produktiveres Arbeiten
1. Aufschreiben
Mein erster Tipp: Damit man Aufgaben planen kann, ist es sinnvoll, sie zunächst aufzuschreiben. Am besten funktioniert das, wenn man sich immer gleich eine Notiz macht.
Anstatt also einmal die Woche zu überlegen, was man alles erledigen muss, ist es sinnvoller, sich gleich eine Notiz zu machen. Es gibt übrigens mittlerweile auch Apps, mit denen man To-Do-Listen erstellen kann.
2. Priorisieren
Eine wichtige Methode im Zeitmanagement ist es, Prioritäten zu setzen. Wenn zum Beispiel die Steuererklärung noch ein paar Monate Zeit hat, sollte man zunächst andere – dringendere – Aufgaben erledigen.
Werbung
Für weiterführende Tipps empfehle ich dir diese Bücher:
50 Hacks für produktiveres Arbeiten*
7 Säulen des Stressmanagement*
Gehe deine To-Do-Liste also regelmäßig durch und setze Prioriäten. Was dringend ist sollte schneller, was nicht so dringend ist, kann später erledigt werden.
3: Was weg kann, mach weg
Erledige kleine Dinge sofort: Alles, was sofort und in kurzer Zeit erledigt werden kann, sollte auch sofort erledigt werden.
Also: Wenn du eine Email beantworten kannst, ohne lange nachzudenken oder zu recherchieren, dann antworte sofort. Das hält den Berg an zu erledigenden Aufgaben klein. Ein Postfach mit 5 unbeantworteten Emails belastet einfach weniger, als ein Postfach mit 20 unbeantworteten Emails. Zudem bleibt das Postfach so auch übersichtlicher.
4. Deadlines
Setze dir ein zeitliches Ziel, also eine Deadline.
Wenn du dir vornimmst, bis zu deinem Spanienurlaub im Sommer Spanisch zu lernen, wird es dir bestimmt leichter fallen, als wenn du dir vornimmst, „irgendwann einmal“ Spanisch zu können.
5. Teile große Aufgaben in kleine Häppchen
Es kann sehr demotivierend wirken, wenn man eine sehr große Aufgabe vor sich hat. Es ist kein Ende in Sicht – und eigentlich hat man die Zeit auch gar nicht, sich damit zu beschäftigen.
Arbeite effizienter mit den Office Programmen (Word, Excel, Powerpoint). Schau dir meine Bücher mit vielen Tipps und Tricks an.
Die Lösung: Zerlege diese eine sehr große Aufgabe in viele Kleine und erledige so jeden Tag einen Teil.
Beispiel Steuererklärung: Mir graut jedes Jahr davor. Ich brauche einfach drei Tage dafür. In diese Zeit bleibt alles andere liegen. Das bringt mehrere Probleme mit sich: Es stapeln sich andere Aufgaben, die Lust, überhaupt damit anzufangen, ist gleich 0 – und wer kann schon 8 Stunden am Tag konzentriert an einer Sache arbeiten?
Teile also in mehrere kleinere Teilbereiche auf:
- Ablage machen / sortieren (idealerweise sollte man das eigentlich immer gleich machen…).
- Einkünfte und Ausgaben aus verschiedenen Bereichen auflisten oder zusammenfassen.
- Das eigentliche Erstellen der Steuererklärung.
- Prüfen und senden.
Erledige diese Einzelbereiche nun an mehreren Tagen, also zum Beispiel je 2 Stunden an 4 aufeinanderfolgenden Tagen.
6. Pausen machen
Sehr wichtig für unsere Effizienz ist es auch, regelmäßig Pausen einzulegen.
Es hat schon einen Grund, warum Schulstunden eine Länge von 45 Minuten haben. Den meisten von uns fällt es nämlich sehr schwer, sich länger wirklich konzentiert zu konzentrieren. Mache also spätestens nach 45 Minuten eine kleine Pause. (Die sogenannte Pomodoro-Technik empfiehlt sogar Einheiten von 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause.)
Vernachlässige dabei aber ein längere Pause (z. B. mittags) nicht, diese sollte natürlich trotzdem stattfinden.
7. Abhaken
Ganz wichtig: Das Abhaken von Aufgaben, die du erledigt hast.
Meistens sieht man ja nur den Berg der noch zu erledigenden Dinge vor sich. Visualisiere dir auch die erledigten Aufgaben. Das gibt einfach ein gutes Gefühl.
Zeitmanagement Methoden
Zeitmanagement Methoden sind im Grunde nichts anderes als Modelle, mit denen versucht wird, die oben genannten Tipps in eine praktische Anleitung umzuwandeln. Ein paar möchte ich hier nennen.
Zeitmanagement Methoden 1: Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip: Hier geht es vor allem um Priorisierung. Teile die anstehenden Aufgaben ein in dringend und wichtig, dringend aber unwichtig, nicht dringend aber wichtig, werder dringend noch wichtig.
Erledige dringend und wichtig, deligiere dringend aber unwichtig an andere, plane nicht dringend aber wichtig. Was weder dringend noch wichtig ist, kann in den Papierkorb.
2: Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode:
A: Aufgaben definieren (das könnte eine To-Do-Liste sein)
L: Länge schätzen
P: Pufferzeit einplanen (lasse ca. 40% deiner Zeit für Unvorhergesehenes)
E: Entscheidungen treffen (das entspricht der Priorisierung; Wichtiges wird zuerst erledigt)
N: Nachkontrolle
3. Zeitmanagement Methoden: Die Pomodoro Technik
Die Pomodoro-Technik habe ich weiter oben bereits erwähnt: Teile deine Zeit in 25 Minuten Intervalle ein, mache danach 5 Minuten Pause. In diesen 25 Minuten arbeitest du konzentriert an einer Aufgabe. Nach 4 Einheiten machst du eine längere Pause.
Dabei wird nicht nur eine Zeit, sondern auch die Aufgabe in kleinere Einheiten aufgeteilt, was dazu führt, Prokrastination und Abschweifen zu verhindern.
4. Time Boxing
Beim Time Boxing legt man für jede Aufgabe einen festen Zeitraum fest. In dieser Zeit wird diese Aufgabe auf jeden Fall bearbeitet. Überlege dir also zunächst, wie viel Zeit du je Aufgabe benötigst und lege einen Zeitraum dafür fest. Während du an der Aufgabe arbeitest, machst du nichts anderes. Danach folgt eine Pause, bevor du mit der nächsten Time Box beginnst.
Du könntest also zum Beispiel festlegen, dass die erste Stunde deines Arbeitstages damit verbringst, deine Emails zu lesen und zu beantworten. Danach arbeitest du für eine bestimmte Zeit an der nächsten, dringendsten Aufgabe usw.
Fazit
Für gutes Zeitmanagement ist Planung wichtig. Schreibe deine Aufgaben auf und sortiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das allein gibt schon einen guten Überblick und entspannt, weil man nicht ständig darüber nachdenken muss, was man ja nicht vergessen darf.
Setze dir Ziele und teile Aufgaben auf, damit vermeidest du Prokrastination.
Belohne dich für deine konzentrierte Arbeit mit Pausen und Abhaken der erledigten Aufgaben.
Durch ein solches Zeitmanagement wirst du Stress reduzieren und gleichzeitig produktiver arbeiten.
Passende Blogbeiträge:
Professionelle Abwesenheitsnotizen
Anrede in Emails: So formulierst du sie richtig
Mac Shortcuts
