Zeitmanagement ist ein wichtiges Thema: Es schafft Prioritäten, einen besseren Überblick über zu erledigende Aufgaben, strukturiert den Tag und führt so zu besserer Produktivität und weniger Stress.
Zeitmanagement: Definition
Die Definition für Zeitmanagement lautet gemäß Duden so: Es ist der strukturierte Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit. Es bedeutet also, dass man in einem bestimmten Zeitraum anstehende Maßnahmen und Aufgaben möglichst optimal erledigt.
Es gibt verschiedene Methoden und Tipps, mit denen man das eigene Zeitmanagement verbessern kann. Die wichtigsten stelle ich in diesem Beitrag vor.
Tipps für produktiveres Arbeiten
Lerne mit meinen Tipps, produktiver zu arbeiten. Verschwende in Zukunft weniger deiner Arbeitszeit damit, in Papierstapeln nach Unterlagen zu suchen oder dich in unwichtigen Nebenaufgaben zu verzetteln. Lerne, Aufgaben richtig zu priorisieren, Chaos zu beseitigen und deine Zeit einfach besser zu nutzen.
Es ist wichtig, den eigenen Arbeitstag und die Arbeitsabläufe in den Griff zubekommen. Wenn wir permanent das Gefühl haben, mit unserer Arbeit nicht fertig zu werden und / oder keinen guten Überblick über anstehende Aufgaben zu haben, führt das zwangsläufig zu Stress.
Schaue dir daher meine Zeitmanagement Methoden an, um deinen Arbeitstag besser organisieren zu können.
1. Aufschreiben
Zeitmanagement Methoden – Mein erster Tipp: Damit man Aufgaben planen kann, ist es sinnvoll, sie zunächst aufzuschreiben. Am besten funktioniert das, wenn man sich immer gleich eine Notiz macht, sobald eine neue Aufgabe zu den bereits bestehenden hinzukommt.
Anstatt also einmal die Woche zu überlegen, was man alles erledigen muss, ist es sinnvoller, sich gleich eine Notiz zu machen. Es gibt übrigens mittlerweile auch Apps, mit denen man To-Do-Listen erstellen kann.
So hast du immer einen guten Überblick, über alles, was ansteht. Das alleine reicht aber natürlich noch nicht. Wichtig ist es, eine gewisse Ordnung in die to do’s zu bringen. Und das bringt uns zum zweiten Punkt.
2. Priorisieren
Eine der wichtigsten Methoden im Zeitmanagement ist es, Prioritäten zu setzen. Wenn zum Beispiel die Deadline für die Steuererklärung noch ein paar Monate in der Zukunft liegt, sollte man zunächst andere – dringendere – Aufgaben erledigen. Das gilt natürlich nur, wenn es andere Aufgaben gibt, die wirklich dringender sind.
Gehe deine To-Do-Liste also regelmäßig durch und setze Prioriäten. Was dringend ist sollte schneller, was nicht so dringend ist, kann später erledigt werden.
Für weiterführende Tipps empfehle ich dir diese Bücher:
50 Hacks für produktiveres Arbeiten*
7 Säulen des Stressmanagement*
3.: Was weg kann, mach weg
Erledige kleine Dinge sofort: Alles, was sofort und in kurzer Zeit erledigt werden kann, sollte auch sofort erledigt werden.
Also: Wenn du eine Email beantworten kannst, ohne lange nachzudenken oder zu recherchieren, dann antworte sofort. Das hält den Berg an zu erledigenden Aufgaben klein. Ein Postfach mit 5 unbeantworteten Emails belastet einfach weniger, als ein Postfach mit 20 unbeantworteten Emails. Zudem bleibt das Postfach so auch übersichtlicher.
4. Deadlines
Deadlines sind wichtig. Sie helfen uns, Aufgaben zu priorisieren und tatsächlich in Angriff zu nehmen. Setze dir daher ein zeitliches Ziel, also ein Limit, bis wann du eine bestimmte Aufgabe erledigt haben möchtest.
Wenn du dir zum Beispiel vornimmst, bis zu deinem Spanienurlaub im Sommer Spanisch zu lernen, wird es dir bestimmt leichter fallen, als wenn du dir vornimmst, „irgendwann einmal“ Spanisch zu können.
5. Teile große Aufgaben in kleine Häppchen
Es kann sehr demotivierend wirken, wenn man eine sehr große Aufgabe vor sich hat. Es ist kein Ende in Sicht, die Aufgabe erscheint nicht bewältigbar – und eigentlich hat man die Zeit auch gar nicht, sich damit zu beschäftigen. Da möchte man doch am liebsten wegrennen oder die Aufgabe ganz weit von sich schieben.
Die Lösung: Zerlege diese eine sehr große Aufgabe in viele kleine und erledige so jeden Tag einen Teil davon.
Arbeite effizienter mit den Office Programmen (Word, Excel, Powerpoint). Schau dir meine Bücher mit vielen Tipps und Tricks an.
Beispiel Steuererklärung:
Mir graut jedes Jahr davor. Ich brauche immer mindestens drei Tage dafür, und in dieser Zeit bleibt alles andere liegen. Das bringt mehrere Probleme mit sich: Es stapeln sich andere Aufgaben, die Lust, überhaupt damit anzufangen, ist gleich null – und wer kann schon 8 Stunden am Tag konzentriert an einer Sache arbeiten?
Ich teile sie also in mehrere kleinere Teilbereiche auf:
- Ablage machen / sortieren (idealerweise sollte man das eigentlich immer gleich machen…).
- Einkünfte und Ausgaben aus verschiedenen Bereichen auflisten oder zusammenfassen.
- Das eigentliche Erstellen der Steuererklärung.
- Prüfen und senden.
Diese Einzelbereiche erledige ich nun an mehreren Tagen, also zum Beispiel je 2 Stunden an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen.
6. Pausen machen
Sehr wichtig für unsere Effizienz ist es auch, regelmäßig Pausen einzulegen.
Es hat schon einen Grund, warum Schulstunden eine Länge von 45 Minuten haben. Den meisten von uns fällt es nämlich sehr schwer, sich länger wirklich konzentiert zu konzentrieren. Konzentration erfordert Konzentration – und das ist anstrengend.
Mache also spätestens nach 45 Minuten eine kleine Pause. (Die sogenannte Pomodoro-Technik empfiehlt sogar Einheiten von 25 Minuten, gefolgt von 5 Minuten Pause – siehe weiter unten für Details.)
Vernachlässige dabei aber ein längere Pause – also zum Beispiel deine reguläre Mittagspause – nicht, diese sollte natürlich trotzdem stattfinden.
7. Abhaken
Ganz wichtig: Das Abhaken von Aufgaben, die du erledigt hast.
Meistens sieht man ja nur den Berg der noch zu erledigenden Dinge vor sich. Ich empfehle dir, dir auch die bereits erledigten Aufgaben zu visualisieren. Das gibt einfach ein gutes Gefühl und motiviert, eine weitere Aufgabe in Angriff zu nehmen.
Zeitmanagement Methoden
Zeitmanagement Methoden sind im Grunde nichts anderes als Modelle, mit denen versucht wird, die oben genannten Tipps in eine praktische Anleitung umzuwandeln. Ein paar wichtige davon möchte ich hier nennen und erklären, wie sie funktionieren.
Zeitmanagement Methoden 1: Eisenhower Prinzip
Als erstes möchte ich das Eisenhower Prinzip vorstellen: Hier geht es vor allem um Priorisierung. Teile die anstehenden Aufgaben ein in diese Kategorien:
- dringend und wichtig
- dringend aber unwichtig
- nicht dringend aber wichtig
- weder dringend noch wichtig.
Erledige dringend und wichtig sofort. Deligiere dringend aber unwichtig an andere. Plane nicht dringend aber wichtig in deinen Arbeitstag ein. Und was weder dringend noch wichtig ist, kann in den Papierkorb.
Das funktioniert natürlich nur, wenn man jemanden hat, an den man deligieren kann. Das Prinzip an sich finde ich dennoch sehr nützlich, da es ganz klare Prioritäten setzt.
2: Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode:
A: Aufgaben definieren (das könnte eine To-Do-Liste sein)
L: Länge schätzen
P: Pufferzeit einplanen (lasse ca. 40% deiner Zeit für Unvorhergesehenes)
E: Entscheidungen treffen (das entspricht der Priorisierung; Wichtiges wird zuerst erledigt)
N: Nachkontrolle
3. Zeitmanagement Methoden: Die Pomodoro Technik
Die Pomodoro-Technik habe ich weiter oben bereits erwähnt: Es geht hier um das Zerlegen von Zeit und Aufgaben in Einheiten, die besser managebar sind.
Genauer gesagt lautet die Technik so: Teile deine Zeit in 25 Minuten Intervalle ein, mache danach 5 Minuten Pause. In diesen 25 Minuten arbeitest du konzentriert an einer Aufgabe. Nach 4 Einheiten machst du eine längere Pause.
Dabei wird nicht nur eine Zeit, sondern auch die Aufgabe in kleinere Einheiten aufgeteilt, was dazu führt, Prokrastination und Abschweifen zu verhindern.
4. Time Boxing
Beim Time Boxing legt man für jede Aufgabe einen festen Zeitraum fest. In dieser Zeit wird diese Aufgabe auf jeden Fall bearbeitet. Überlege dir also zunächst, wie viel Zeit du je Aufgabe benötigst und lege einen Zeitraum dafür fest. Während du an der Aufgabe arbeitest, machst du nichts anderes. Danach folgt eine Pause, bevor du mit der nächsten Time Box beginnst.
Du könntest also zum Beispiel festlegen, dass die erste Stunde deines Arbeitstages damit verbringst, deine Emails zu lesen und zu beantworten. Danach arbeitest du für eine bestimmte Zeit an der nächsten, dringendsten Aufgabe usw.
Fazit
Für gutes Zeitmanagement ist Planung wichtig. Schreibe deine Aufgaben auf und sortiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das allein gibt schon einen guten Überblick und entspannt, weil man nicht ständig darüber nachdenken muss, was man ja nicht vergessen darf.
Setze dir Ziele und teile Aufgaben auf, damit vermeidest du Prokrastination.
Belohne dich für deine konzentrierte Arbeit mit Pausen und Abhaken der erledigten Aufgaben.
Durch ein solches Zeitmanagement wirst du Stress reduzieren und gleichzeitig produktiver arbeiten.
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