Abwesenheitsnotiz – Vorlagen für Geschäftsreise, Krankheit, Elternzeit und Urlaub

Wenn man eine Weile nicht im Büro erreichbar ist, sollte man eine sogenannte Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese informiert Kunden oder Geschäftspartner darüber, dass man nicht anwesend ist.

Aber man kann diese Nachricht auch dazu nutzen, weitere Informationen anzugeben, wie zum Beispiel: Wer macht die Vertretung? Ist man gar nicht erreichbar oder nur nicht per E-Mail? Gibt es andere Informationsquellen, wie zum Beispiel eine Website?

Das sollte in professionellen Abwesenheitsnotizen enthalten sein: Vorlagen für den Text automatischer E-Mail Antworten bei Urlaub, Geschäftsreise, Krankheit oder Elternzeit.

Abwesenheitsnotiz: Vorlagen für Urlaub, Geschäftsreise, Krankheit oder Elternzeit

Im Folgenden zeige ich dir, was im Text einer automatischen Abwesenheitsnotiz enthalten sein sollte. Du kannst meine zahlreichen Beispiele gerne als Vorlage für deine Abwesenheitsnotiz verwenden, die du je nach Gegebenheit an deine Situation anpassen kannst. Auch eine Anleitung für Outlook findest du in diesem Beitrag.

Achte darauf, deinen Out-of-office Assistenten zu aktivieren, wenn du ein paar Tage nicht im Büro bist. Das kann bei Urlaub sein, während einer Geschäftsreise, bei Krankheit oder während deiner Elternzeit. Leider erlebe ich in vielen Büros immer wieder, dass das nicht gemacht wird. Das ist sowohl für Kunden als auch für Kollegen ärgerlich.

Die Einrichtung ist einfach und wenn man den Text für den Abwesenheitsagenten einmal hat, muss man nur noch die Datumsangaben entsprechend anpassen.

Du findest, dass das nicht wichtig ist? Hier eine kleine Geschichte, die ich vor kurzem tatsächlich so erlebt habe. Kürzlich musste ich mit unserer Gemeindeverwaltung in Kontakt treten, ich brauchte dringend bestimmte Dokumente, die nur dort zu bekommen sind. Auf meine Email hatte ich keine Antwort erhalten. Also rief ich an. Ich wollte einen Termin machen und fragen, was für Dokumente ich vorlegen muss. Da wurde mir gesagt, dass das nicht ginge, die Kollegin sei im Urlaub und käme erst in drei Wochen wieder. Da blieb mir das erste Mal die Spucke weg.

Ich habe also erklärt, dass es sich um eine dringende Angelegenheit mit einer definitiven Deadline handelt und ich nicht drei Wochen warten könne. Wer denn für die Urlaubsvertretung zuständig sei?

Hm, keine Ahnung, war die Antwort. Er müsse da erst nachfragen… Und so begann meine Odyssee: Insgesamt wurde ich mit vier Personen verbunden, die zwar alle sehr höflich, aber leider ahnungslos waren. Schließlich wurde untereinander mit mehreren Kollegen diskutiert, das Ergebnis war: Die Urlaubsvertretung ist gerade krank und nicht erreichbar.

Nun denn, diese Information hat sich später als falsch erwiesen. Es gab eine Urlaubsvertretung, sie war auch da, aber es wusste halt niemand, wer zuständig war. Als Lösung wurde mir vorgeschlagen, das Ganze schriftlich zu erledigen. Auf meine Frage hin, an welche Email Adresse ich mich wenden soll, war erst Stille am anderen Ende, dann kam die Aussage: Ja nee, schreiben Sie einen Brief. Die Emails liest ja gerade niemand, die gehen ja an die Kollegin, die im Urlaub ist. Da blieb mir das zweite Mal die Spucke weg.

Ich musste also tatsächlich ein Formular ausdrucken, von Hand ausfüllen und per Post hinschicken. Und das nach einer schier unendlichen, recht unerfreulichen telefonischen Odyssee.

Hätte die nette Dame, die im Urlaub war, eine automatische E-Mail Antwort aktiviert, hätte ich gleich gewusst, dass sie nicht da ist. So habe ich ein paar Tage ergebnislos auf eine Antwort gewartet.

Toll wäre es auch gewesen, darüber informiert zu werden, wer die Urlaubsvertretung macht und wie diese erreicht werden kann. Oder eben die Information, ob / dass meine Email automatisch weitergeleitet wird. Das hätte allen Beteiligten sehr viel Zeit erspart.

Nun ja, eine Gemeinde muss nun vielleicht auch nicht kundenorientiert arbeiten. Dennoch hätte es mir viel Ärger und auch Zeit erspart. Wer in einer Firma mit Kundenbezug arbeitet, sollte aber auf jeden Fall darüber informieren, wenn jemand nicht da ist – auch bei Krankheit. Und wer wie wann erreicht werden kann, ist ebenfalls eine sehr wichtige Information. Alles andere wirkt recht unprofessionell und verärgert den Geschäftspartner.

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Im Folgenden nun ein paar Formulierungshilfen und Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz. Weiter unten findest du eine ausführliche Anleitung, wie du deine Abwesenheitsnotiz in Outlook erstellen und aktivieren kannst.

Abwesenheitsnotiz Vorlagen „kurz und knackig“ – Urlaub und Geschäftsreise

Hier ein paar nützliche Vorlagen für automatische E-Mail Antworten bei Urlaub oder Geschäftsreise: So kannst du kurz und knackig bekannt geben, dass du nicht da bist:

• Danke für Ihre E-Mail. Ich bin bis xxx nicht im Büro.

• Vielen Dank für Ihre E-Mail. Momentan bin ich nicht erreichbar. Ab xxx bin ich wieder für Sie da.

• Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin von xxx bis xxx nicht erreichbar.

• Danke für Ihre Nachricht. Ich bin von xxx bis xxx nicht im Büro. Ich habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails.

• Danke für Ihre E-Mail. Momentan bin ich auf Geschäftsreise und habe nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails. Gerne können Sie mich auf meinem Handy kontaktieren: 0123/456789.

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Hier findest du zahlreiche Sprüche, mit denen du anderen eine gute Besserung wünschen kannst.

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Text mit weiteren Hinweisen für deine Abwesenheitsnotiz

Besser wäre es natürlich, in der Abwesenheitsnotiz auch anzugeben, was nun weiter geschieht. Gibt es eine Vertretung? Wird die E-Mail automatisch weitergeleitet? Verwende für diese Hinweise eine dieser Vorlagen:

• Ihre E-Mail wurde an meine/n Kollegen/in weitergeleitet.

• Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen Herrn xxx / Frau xxx:
  Telefonnummer:
  E-Mail-Adresse:

Fast alle Firmen haben heutzutage auch andere Kanäle, über die der Kunde oder Geschäftspartner Informationen bekommen kann. Vielleicht hat deine Firma eine Website, auf der man sich die Produkte ansehen kann? Vielleicht kann man sich sogar eine Preisliste oder andere Infos herunterladen? Dann macht es Sinn, dies auch in der Abwesenheitsnotiz anzugeben, zum Beispiel mit einer dieser Vorlagen:

• Auf unserer Website www.abc.com können Sie unseren aktuellen Produktkatalog als PDF herunterladen.

• Unsere Preisliste finden Sie auch auf unserer Website www.abc.com.

• Die häufigsten Fragen zu unseren Produkten haben wir in unserem FAQ Bereich beantwortet: (Link zu den FAQs auf der Website)

Vergiss in deiner Abwesenheitsnotiz nicht, auch eine Anrede zu schreiben:

• Sehr geehrte Damen und Herren,

• Sehr geehrte/r Kunde/in,

• Guten Tag,

Und auch eine Grußformel am Schluss gehört in jede Abwesenheitsnotiz. Formuliere diese so, wie du das auch in deiner normalen E-Mail Signatur machst.

Abwesenheitsnotiz bei Krankheit

Wenn du wegen einer Erkrankung nicht im Büro bist, ist es ebenfalls sinnvoll, eine solche automatische Antwort einzurichten. Dabei ist es gar nicht notwendig zu sagen, was du hast. Da man bei Krankheit normalerweise auch nicht weiß, wie lange man weg sein wird, kann man natürlich keinen genauen Zeitraum angeben, aber eine kurze Information, dass du nicht erreichbar bist, ist dennoch hilfreich.

Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz bei Krankheit:

• Guten Tag, momentan bin ich leider nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine Kollegin / meinen Kollegen (Name, E-Mail, Telefon).

Eventuell hast du eine Ahnung, wann du wieder da sein wirst. Dann kannst du auch so etwas schreiben:

• Voraussichtlich bin ich ab dem (Datum) wieder im Büro.

Vielleicht kannst du zwischendurch deine E-Mails lesen, weil du ein bisschen vom Homeoffice aus arbeiten kannst:

• Ich bin derzeit nicht im Büro, lese meine Nachrichten aber in regelmäßigen Abständen. Ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Abwesenheitsnotiz Vorlage bei Elternzeit

Auch während einer Elternzeit macht es Sinn, eine automatische E-Mail Antwort einzurichten. Hier ein paar Vorlagen für deine Abwesenheitsnotiz bei Elternzeit:

• Ich bin bis voraussichtlich (Datum) in Elternzeit. Meine E-Mails werden in diesem Zeitraum an meine Vertretung (Name) weitergeleitet. Rückfragen können Sie direkt an (Name) unter (Telefon oder E-Mail) richten.

• Ich befinde mich derzeit in Elternzeit und bin deshalb bis einschließlich (Datum) nicht erreichbar. Ihre Nachricht wurde nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich direkt an meine Vertretung (Name) unter (Telefon, E-Mail).

Abwesenheitsnotiz – Outlook

In Outlook kann man ganz einfach eine Abwesenheitsnotiz erstellen und aktivieren. Folge dieser Schritt für Schritt Anleitung für Outlook:

• Gehe in Outlook in die Registerkarte „Datei“.
• Klicke auf „Automatische Antworten“.
• Klicke auf die Option „Automatische Antworten senden“.
• Wenn du genau weißt, wie lange du weg bist, kannst du den Zeitraum angeben, klicke dafür auf die Datumsfelder. Wenn du einen Zeitraum eingibst, dann deaktiviert sich die Abwesenheitsnotiz automatisch zum angegebenen Zeitpunkt. Das ist aber nicht zwingend erforderlich. Gerade bei Krankheit weiß man ja normalerweise nicht, wann man wieder im Büro ist, daher kann man diese Angabe auch weglassen.
• Im Feld „Innerhalb meiner Organisation“ gibst du den Text ein, der geschickt werden soll, wenn du eine Email von einem Kollegen bekommst. Hier kannst du dich eventuell informeller und kürzer ausdrücken. Auch Informationen, wie zum Beispiel Links zur Website kannst du hier weglassen.
• Im Feld „Außerhalb meiner Organisation“ gibst du den Text ein, der geschickt werden soll, wenn du von außerhalb – also zum Beispiel von einem Kunden – eine Email bekommst. Hier solltest du deinen Text etwas förmlicher gestalten und alle wichtigen Informationen angeben.
• Wenn du unten links auf „Regeln…“ klickst, kannst du eine Weiterleitung einrichten. Auch das ist aber nicht zwingend notwendig.
• Klicke dann auf OK, um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

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Wie du siehst, ist es nicht schwierig, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Auch in Outlook geht das in wenigen einfachen Schritten.

Es ist aus vielen Gründen sinnvoll, bei mehrtägiger Abwesenheit vom Büro eine automatische E-Mail Antwort einzurichten: So kannst du Kunden oder Geschäftspartner darüber informieren, dass du nicht im Büro bist. Außerdem kannst du weitere Informationen geben, zum Beispiel ob die Nachricht weitergeleitet wird, wer die Vertretung macht oder wann du wieder zu erreichen bist.

Das hilft allen Beteiligten nicht nur bei Urlaub oder Geschäftsreise, sondern auch bei Krankheit oder Elternzeit.

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