Heute ein weiterer Artikel zum Thema Word Seriendruck. Wie man Serienbriefe erstellt, habe ich hier ausführlich erklärt: Word Serienbriefe erstellen.
Dieser Beitrag behandelt das Thema Word: So kannst du einen Briefumschlag bedrucken. Denn man kann nicht nur die Briefe selbst per Seriendruck erstellen, sondern auch die dazugehörigen Briefumschläge bedrucken lassen. Das ist gar nicht schwer und zugleich super praktisch. Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie das geht – eine Anleitung.
Word: Briefumschlag bedrucken mit dem Seriendruck Assistenten
Für viele ist es ein Albtraum, wenn sie gesagt bekommen, etwas mit „Seriendruck“ machen zu müssen. Dabei ist die Funktion eine äußerst nützliche – wenn man sie richtig verwendet.
So kann man zum Beispiel mit Word auch einen Briefumschlag bedrucken. Ok, wenn es nur um einen geht, ist das nicht sinnvoll. Aber bei Serienbriefen sieht es dann schon anders aus. Schließlich hat niemand Lust – und auch gar nicht die Zeit – hunderte von Umschlägen von Hand zu beschriften.
Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du das ganz einfach von Word erledigen lassen kannst. Weiter unten findest du einen Link zum Video, das du dir natürlich auch anschauen kannst.
Legen wir los: Eine Anleitung, wie du ganz einfach mit Word einen Briefumschlag bedrucken kannst – Schritt für Schritt.
Word: Briefumschlag bedrucken
Schritt 1: Öffen den Seriendruck Assistenten:
Um einen Briefumschlag mit Word bedrucken zu können, öffnest du zunächst ein neues, leeres Word Dokument.
Gehe dann in die Registerkarte „Sendungen“ und klicke auf den Befehl „Seriendruck starten“.
Klicke auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen…“:
Nun öffnet sich auf der rechten Seite deines Dokuments ein neues Fenster. Klicke hier „Umschläge“ an:
Am unteren Ende der Seite siehst du, welchen Schritt du gerade durchgeführt hast und was als Nächstes kommt. Klicke hier auf „Weiter: Dokument wird gestartet“:
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Dokument und Größe des Briefumschlags
Jetzt musst du dein Startdokument wählen. Im Normalfall wirst du das Dokumentlayout ändern wollen. Es sei denn, du hast schon ein Word Dokument für deine Briefumschläge erstellt.
Klicke also auf „Dokumentlayout ändern“ und dann auf die nächste Zeile „Optionen für Umschläge“.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Wähle hier die gewünschte Größe für deinen Briefumschlag, den du mit Word bedrucken möchtest. Du kannst hier auch Schriftart und Schriftgröße einstellen:
Klicke dann auf „OK“.
Empfänger hinzufügen
Als nächstes fügen wir die Empfänger hinzu. Das sind in der Regel alle, die auch den Serienbrief oder eine Weihnachtskarte erhalten. Klicke am unteren Seitenrand nun aslo auf „Weiter: Empfänger wählen“.
Klicke auf „Vorhandene Liste verwenden“ und dann auf „Durchsuchen“. Suche deine Excel Datei, die die Adressen für diesen Seriendruck enthält und bestätige mit „OK“.
Klicke auf „Weiter: Richten Sie Ihren Umschlag ein“.
Schau dir auch das Video zum Thema Briefumschläge bedrucken an:
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Mehr InformationenDas Adressfeld
Als nächstes erstellen wir das Adressfeld. Wir müssen nun als erstes festlegen, was für Daten im Adressfeld stehen sollen. Dazu verlassen wir nun den Word Seriendruck-Assistenten, wie wir das auch beim Serienbrief getan haben. Gehe stattdessen oben in der Registerkarte auf „Seriendruckfeld einfügen“ und füge alle Felder ein, die in der Empfängeradresse auf den Briefumschlag gedruckt werden sollen:
Vergiss nicht, die Absenderadresse oben links manuell einzutragen.
Dein Briefumschlag sollte nun so aussehen:
Um den Briefumschlag und die eingefügten Felder zu überprüfen, klickst du nun oben in der Registerkarte auf „Vorschau Ergebnisse“.
Wenn alles passt, klickst du auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und „Einzelne Dokumente bearbeiten…“. So kannst du die fertigen Briefumschläge noch einmal prüfen, bevor du sie bedruckst.
Wenn alles richtig ist, kannst du deine Briefumschläge nun ausdrucken.
Das war doch wirklich nicht sehr kompliziert, oder?
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Wie kann beim Word Seriendruck das Format von Briefumschlägen eingestellt werden?
Beim Seriendruck in Word ist es möglich, Briefumschläge mit Adressen zu bedrucken. Hier ist eine Anleitung, wie du das Format von Briefumschlägen einstellen und Adressen darauf drucken kannst:
- Öffne Microsoft Word.
- Klicke auf die Registerkarte „Sendungen“ im oberen Menüband.
- Klicke auf „Seriendruck starten“.
- Klicke auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen…“
- Wähle die Option „Umschläge“ aus.
- Im Schritt „Dokumentlayout ändern“ kannst du das Format des Umschlags ändern bzw. einstellen.
Kann man einen Briefumschlag im Drucker bedrucken?
Ja, du kannst Briefumschläge bedrucken, indem du sie in deinen Drucker einlegst. Hier sind einige Schritte, wie du das machen kannst:
- Stelle sicher, dass dein Drucker grundsätzlich für das Bedrucken von Briefumschlägen geeignet ist. Manche Drucker haben spezielle Fächer oder Einstellungen für den Umschlagdruck.
- Öffne das Dokument, das du auf den Umschlag drucken möchtest.
- Lege den Briefumschlag in den Drucker ein, gemäß den Anweisungen des Druckerherstellers. Achte darauf, dass der Umschlag richtig ausgerichtet ist.
- Gehe zum Menü „Datei“ und wähle „Drucken“ aus.
- In den Druckereinstellungen oder den Druckoptionen kannst du auswählen, welches Papierfach und welches Papierformat du verwenden möchtest.
- Klicke auf „Drucken“, um den Umschlag zu bedrucken.
Wie stelle ich sicher, dass die Adressen korrekt auf den Umschlägen positioniert sind?
Um sicherzustellen, dass die Adressen korrekt auf den Umschlägen positioniert sind, arbeite diese Punkte ab:
Vorschau Ergebnisse: Vor dem eigentlichen Druck empfiehlt es sich, die Vorschau der Ergebnisse des Seriendrucks zu überprüfen. Dies gibt dir die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Adressen korrekt auf den Umschlägen platziert werden. Dazu gehst du in die Registerkarte „Sendungen“, nachdem du die Adressen eingefügt hast. Klicke auf „Vorschau Ergebnisse“ und überprüfe die Ansicht.
Überprüfen der Felder: Stelle sicher, dass du alle notwendigen und die richtigen Felder für die Adressdaten in deinem Umschlagdokument verwendet hast. Diese Felder sollten mit den entsprechenden Spalten in deiner Empfängerliste verknüpft sein.
Umschlagvorlagen verwenden: Word bietet vorgefertigte Umschlagvorlagen an, die die korrekte Positionierung der Adressen erleichtern. Diese Vorlagen sind bereits auf das passende Format konfiguriert, das du ausgewählt hast.
Testdruck auf normalem Papier: Bevor du auf echten Umschlägen druckst, mache einen Testdruck auf normalem Papier, um sicherzustellen, dass die Ausrichtung korrekt ist. Halte den Umschlag an das Licht oder gegen eine Lichtquelle, um die Positionierung der Adressen zu überprüfen.
Zusammenfassung
Das Bedrucken von Briefumschlägen per Seriendruck in Word ist eine äußerst nützliche Funktion, die viele Vorteile bietet. Der Seriendruck ermöglicht es, eine große Anzahl von Umschlägen mit verschiedenen Adressen automatisch zu erstellen, anstatt jede Adresse einzeln einzutippen. Das spart viel Zeit und reduziert die Gefahr von Tippfehlern erheblich.
Außerdem kann man so ganz einfach sicherstellen, dass alle Umschläge gleich aussehen, da die Formatierung und Positionierung der Adressen für jeden Umschlag automatisch übernommen wird. Gedruckte Umschläge vermitteln zudem einen professionellen Eindruck und eignen sich gut für Geschäftskorrespondenz, Einladungen oder Werbematerialien.
Das bedrucken von Briefumschlägen in Word eignet sich hervorragend für das Drucken einer großen Anzahl von Adressen, wie beispielsweise für Masseneinladungen oder Weihnachtsgrüßen.
