Wenn man eine Datei erstellt, hat man im Normalfall eine Word oder eine Excel Datei. Diese Dateiformate haben den Nachteil, dass sie veränderbar sind. Außerdem kann es passieren, dass eine solche Datei auf einem anderen Gerät anders dargestellt wird.
Das gilt es zu verhindern, besonders, wenn es wichtige Dokumente sind, wie zum Beispiel ein Lebenslauf, ein Angebot, eine Preisliste oder andere Dateien, die auf keinen Fall von anderen bearbeitet werden sollen. Auch für Dateien, die gedruckt werden sollen, eignet sich das PDF Format.
Um Veränderungen zu verhindern, kannst du deine Word Datei in ein PDF umwandeln. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Die Word Datei über „speichern unter“ in ein PDF umwandeln
Die wohl einfachste Methode, eine Word Datei kostenlos in ein PDF umzuwandeln ist es, über den Befehl „speichern unter“ das Format PDF auszuwählen.
So gehst du vor:
- Öffne die Word Datei, die du als PDF speichern möchtest.
- Gehe in die Registerkarte „Datei“.
- Klicke auf „Speichern unter“.
- Klicke auf „Durchsuchen“ um an die Stelle auf deinem Computer zu gehen, an der dein PDF gespeichert werden soll.
- Gib, falls notwendig, einen Dateinamen ein.
- Klicke bei Dateityp auf den Pfeil und wähle PDF aus:
- Klicke auf „Speichern“.
Die Datei exportieren
Eine weitere Möglichkeit, aus einer Word Datei ein PDF zu machen, ist die Option „Exportieren“.
- Gehe wie vorher in die Registerkarte „Datei“.
- Klicke nun auf „Exportieren“.
- Klicke auf PDF/XPS Dokument erstellen.
- Falls notwendig, gibst du einen (anderen) Dateinamen ein.
- Über den Button „Optionen“ kannst du weitere Optionen festlegen oder ausschließen.
- Klicke auf „Veröffentlichen“.
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Es gibt Converter, die Word Dateien in PDFs umwandeln können. Manche sind kostenlos, andere nicht.
Es gibt unzählige Anbieter, die du ganz einfach per Suchmaschine finden kannst.
Ich verwende DoPDF (unbezahlte Werbung durch Markennennung). Mit DoPDF kann man Word, aber auch Excel oder Powerpoint Dateien in PDFs umwandeln. Dabei wird die Software in die Office Programme integriert, man muss also nicht in ein anderes Programm wechseln, um die Datei umzuwandeln. Stattdessen hat man im Menüband eine zusätzliche Registerkarte:
Eigentlich ganz einfach, oder? Denke also daran, in Zukunft wichtige Dateien zunächst in ein PDF umzuwandeln, bevor du sie versendest.
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