Wenn man ein Dokument erstellt, hat man im Normalfall eine Word oder eine Excel Datei. Diese Dateiformate haben den Nachteil, dass sie veränderbar sind. Außerdem kann es passieren, dass eine solche Datei auf einem anderen Gerät anders dargestellt wird.
Das gilt es zu verhindern, besonders, wenn es wichtige Dokumente sind, wie zum Beispiel ein Lebenslauf, ein Angebot, eine Preisliste oder andere Dateien, die auf keinen Fall von anderen bearbeitet werden sollen. Auch für Dateien, die gedruckt werden sollen, eignet sich das PDF Format.
Um Veränderungen zu verhindern, kannst du deine Word Datei in ein PDF umwandeln. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Word Datei in ein PDF umwandeln
Ich zeige dir im Folgenden drei einfache und kostenlose Möglichkeiten.
In vielen Fällen ist es wichtig, eine solche Änderung des Dateiformats durchzuführen, etwa um Änderungen durch andere zu verhindern. In anderen Fällen wirkt es einfach professioneller: Wer eine Bewerbung als änderbares Dokument versendet, also zum Beispiel im docx-Format, wird keinen guten ersten Eindruck machen.
Aber wie macht man das – eine Word Datei in ein PDF umzuwandeln? Dafür gibt mehrere Möglichkeiten, aber keine Sorge, alle sind einfach – und kostenlos. Es gibt Möglichkeiten, dies direkt in Word zu tun, du kannst aber auch externe Tools verwenden.
Fangen wir mit der ersten Möglichkeit an.
1. Die Word Datei über „speichern unter“ in ein PDF umwandeln
Die wohl einfachste Methode, wie du ein Word Dokument kostenlos in ein PDF umwandeln kannst, ist es, über den Befehl „speichern unter“ das Format PDF auszuwählen.
So gehst du vor:
- Öffne das Dokument, das du in ein PDF umwandeln möchtest.
- Gehe in die Registerkarte „Datei“.
- Klicke nun auf „Speichern unter“.
- Klicke dann auf „Durchsuchen“, um an die Stelle auf deinem Computer zu gehen, an der dein Dokument gespeichert werden soll.
- Gib, falls notwendig, einen (neuen / anderen) Dateinamen ein.
- Klicke bei „Dateityp“ auf den Pfeil und wähle PDF aus:
- Klicke auf „Speichern“.
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Und das war schon die erste Variante. Das war wirklich nicht schwierig, oder? Kommen wir gleich zur zweiten Möglichkeit.
2. Exportieren
Eine weitere Möglichkeit, wie man eine Word Datei in ein PDF umwandeln kann, ist die Option „Exportieren“. Das geht so:
- Gehe wie vorher in die Registerkarte „Datei“.
- Klicke nun aber auf die Option „Exportieren“.
- Klicke auf PDF/XPS Dokument erstellen.
- Falls notwendig, gibst du einen (neuen / anderen) Dateinamen ein.
- Über den Button „Optionen“ kannst du weitere Optionen festlegen oder ausschließen.
- Klicke auf „Veröffentlichen“.
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3. Einen Converter nutzen
Und nun sind wir schon bei der dritten Möglichkeit: Es gibt Converter, die Word Dateien in ein PDF umwandeln können. Manche sind kostenlos, andere nicht.
Es gibt unzählige Anbieter, die du ganz einfach per Suchmaschine finden kannst.
Ich verwende DoPDF (unbezahlte Werbung durch Markennennung). Mit DoPDF kann man Word, aber auch Excel oder Powerpoint Dateien in PDFs umwandeln. Dabei wird die Software in die Office Programme integriert, man muss also nicht in ein anderes Programm wechseln, um die Datei umzuwandeln. Stattdessen hat man im Menüband eine zusätzliche Registerkarte:
Und, es war wirklich einfach, oder? Man muss keine besonderen EDV Kenntnisse haben und auch keine teure Software kaufen. Denke also daran, in Zukunft wichtige Word Dateien zunächst in ein PDF umzuwandeln, bevor du sie per E-Mail an andere versendest.
Update: In der aktuellen Version von Word 365 gibt es eine noch einfachere Möglichkeit: Über die Registerkarte Datei kannst du unter dem Befehl „Drucken“ bei der Druckerwahl „Microsoft to PDF“ auswählen. Fertig 🙂
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Wie kann ich eine Word Datei als PDF speichern?
Wenn du eine Word Datei als PDF Dokument speichern möchtest, verwendest du am einfachsten den Befehl „Speichern unter“. Wähle als Dateityp pdf. Schritt für Schritt geht das so:
- Öffne das Dokument in Microsoft Word.
- Klicke auf „Datei“ oben links im Menü.
- Wähle „Speichern unter“.
- Wähle den Speicherort aus und vergib einen Dateinamen.
- Wähle im Dropdown-Menü „Dateityp“ die Option „PDF (*.pdf)“ aus.
- Klicke auf „Speichern“.
Ist DOCX eine PDF-Datei?
Nein, ein PDF Dokument hat die Endung .pdf. Ein Dokument mit der Endung DOCX ist eine Word Datei.
Fazit
Das Umwandeln einer Word Datei in ein PDF ist ein häufig verwendeter Vorgang, der in vielen Situationen nützlich ist. Ein PDF (Portable Document Format) ist ein weit verbreitetes Dateiformat, das dafür bekannt ist, Texte und Bilder in einem konsistenten Layout zu präsentieren, unabhängig von der verwendeten Software oder dem Betriebssystem, da PDFs die Formatierung unabhängig von der Software oder dem verwendeten Gerät beibehalten, mit der / auf dem sie angezeigt werden.
Das ist vor allem für geschäftliche Dokumente wichtig – etwa Angebote, oder offizielle Schreiben, wie zum Beispiel eine Bewerbung. Und auch beim Drucken des Dokuments ist es sehr hilfreich, wenn sich die Formatierung nicht ändert.
Zudem können PDFs nicht vom Empfänger nicht verändert werden, was vor allem für rechtlich bindende Dokumente wichtig ist.
Neuere Versionen von Microsoft Word bieten die Möglichkeit, direkt aus der Anwendung heraus in das PDF-Format umzuwandeln. Dies geschieht über die Option „Drucken“ und dem Auswählen von „Microsoft to PDF“ als Drucker.
Alternativ kann man ein Dokument einfach über die „Speichern unter“-Funktion als PDF speichern.
Davon abgesehen gibt es zahlreiche Online-Tools, mit denen Word-Dateien in PDFs konvertiert werden können. User laden dazu einfach ihre Word Datei hoch und erhalten dann eine konvertierte PDF Datei zum Herunterladen.
