Zählenwenn in Excel ist eine ähnliche Funktion wie Anzahl oder Anzahl2. Du kannst damit Zellen zählen. Der Unterschied ist allerdings, dass Excel eine Zelle nur dann zählt, wenn sie ein bestimmtes Kriterium erfüllt.
Ich erkläre dir in diesem Beitrag, wie du diese überaus praktische Funktion in Excel verwendest. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Du kannst diese nützliche Funktion mit Text und auch mit Vergleichsoperatoren (größer als, kleiner als, gleich) verwenden.
Excel – Zählenwenn
In Excel gibt es viele Funktionen, die uns das Arbeiten – und vor allem das Rechnen oder Zählen von Daten oder Zellen – deutlich vereinfachen. Die Tabellenkalkulationssoftware macht vieles ganz automatisch für uns, wenn wir ihr sagen, dass wir eine bestimmte Information benötigen.
Eine der nützlichsten – und einfachsten – Funktionen heißt zählenwenn. Stelle dir vor, du hast eine unsortierte Liste mit mehreren Einträgen. Darin können zum Beispiel erhaltene Angebote der letzten Monate für ein Objekt aufgelistet sein, oder Verkäufe von Produkten. Wenn man wissen möchte, wie häufig ein bestimmtes Produkt verkauft wurde oder wie viele Angebote für ein bestimmtes Objekt eingegangen sind, kann man das schnell und einfach von Excel erfahren. Statt selbst zu zählen, kann man in einem solchen Fall diese Funktion benutzen. Diese zählt eine Zelle, wenn ein bestimmter Wert zutrifft.
Ich kann dich nur dazu ermutigen, dich mit dieser Funktion zu befassen. Es ist aufwändig, sich mit Funktionen zu beschäftigen, die man noch nicht kennt und die Begrifflichkeiten sind meistens nicht sehr selbsterklärend. Aber sie bieten einen unheimlichen Nutzen, wenn wir sie richtig einzusetzen wissen.
Im Folgenden werde ich dir schrittweise beibringen, wie die Funktion aufgebaut ist, was die einzelnen Bestandteile bedeuten und was genau man damit machen kann. Anhand mehrerer Beispiele wirst du lernen, wie man sie sinnvoll verwendet und was für Varianten es gibt. Außerdem hebe ich alle Stolpersteine und wichtigen Punkte besonders hervor, damit du einige typische Fehler gar nicht erst machst.
Sehen wir uns nun zuerst an, wie die Funktion aufgebaut ist und was für Angaben man machen muss.
Aufbau
Wie ist zählenwenn in Excel aufgebaut? Um die Formel zu verwenden, musst du einen Suchbereich und das Suchkriterium, nach dem gesucht werden soll, angeben. So sieht der grundsätzliche Aufbau aus:
=ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterium)
Sehen wir uns die einzelnen Bestandteile nun genauer an: Was bedeuten sie? Man kann sie in die folgenden drei Teile aufteilen:
=ZÄHLENWENN
Das ist – wie üblich – die Bezeichnung der Excel Funktion.
Bereich:
Das ist der Bereich gemeint, in dem das Suchkriterium gesucht werden soll. Also zum Beispiel A5:A10 oder so etwas in der Art, je nachdem, wo deine Daten stehen, die durchsucht werden sollen. Wird das Gesuchte in diesem Bereich gefunden, wird die entsprechende Zelle gezählt.
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Suchkriterium:
Als Suchkriterium musst du das eingeben, wonach du suchen möchtest. Wird dieses Kriterium gefunden, wird die Zelle gezählt. Dabei kann das Suchkriterium ein Wort sein, wie zum Beispiel „Gemüse“ oder „Thomas“ oder ein Zellbezug (dazu weiter unten mehr). Du kannst auch eine Zahl eingeben oder Vergleiche verwenden (größer als eine bestimmte Zahl, kleiner als eine bestimmte Zahl oder gleich, größer gleich, kleiner gleich).
Man könnte diese Funktion also zum Beispiel verwenden, um zu zählen, wie oft ein bestimmter Artikel verkauft wurde. Sehen wir uns nun ein Anwendungsbeispiel an.
Beispiel für zählenwenn | Excel: Wie funktioniert zählenwenn mit Text?
So funktioniert die Funktion mit Text als Suchkriterium – ein einfaches Anwendungsbeispiel:
Wir haben eine Liste, auf der wir notieren, welcher Verkäufer uns Aufträge beschafft hat und welchen Auftragswert diese haben:
Wenn wir nun wissen möchten, welcher Verkäufer uns wie viele Aufträge gebracht hat, können wir Excel zählenwenn benutzen.
Schreibe die Formel unter die Liste:
=ZÄHLENWENN(A2:A7;“Thomas Schneider“)
Ausgeschrieben bedeutet das in etwa: Zähle die Zelle, wenn du im Bereich A2 bis A7 den Text Thomas Schneider findest.
In diesem Fall verwenden wir diese Formel mit Text, wir schreiben das Suchkriterium also direkt als Text in die Formel. Beachte dabei: Text oder Wörter müssen in der Formel zwischen Anführungszeichen geschrieben werden!
Das Ergebnis lautet zwei. Thomas Schneider hat uns also zwei Aufträge gebracht.
Eine andere Möglichkeit: Bezüge verwenden
Einfacher ist es, wenn du statt dem Namen – also Text – einen Zellbezug verwendest. Das ist in Excel meistens sinnvoller, als Zahlen oder Text direkt in eine Formel zu schreiben, so auch in diesem Fall.
Damit du einen Zellbezug verwenden kannst, musst du den Namen, nach dem du suchen möchtest, in eine Zelle irgendwo in dein Arbeitsblatt schreiben – außerhalb des unmittelbaren Datenbereichs. Die eigentliche Formel schreibst du in eine weitere andere Zelle, am besten in die Zelle neben dem Namen:
Ich habe den Suchbegriff nun in Zelle A9 geschrieben, die Formel kommt in Zelle B9 daneben.
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Anstatt „Thomas Schneider“ in die Formel zu schreiben, klickst du auf die Zelle, in der der Name steht (außerhalb der Liste). In unserem Beispiel ist das A9. Das hat den Vorteil, dass du auch nach den anderen Mitarbeitern suchen kannst, ohne die Formel selbst zu ändern. Du müsstest dann nur den Namen ändern, der in Zelle A9 steht.
Mit Zellbezug lautet unsere Formel nun:
=ZÄHLENWENN(A2:A7;A9)
Wenn du absolute Bezüge setzt, kannst du die Formel sogar kopieren und auf diese Art gleichzeitig Ergebnisse für mehrere Mitarbeiter erhalten:
Tipp: Einen absoluten Bezug kannst du am einfachsten setzen, indem du auf die F4-Taste drückst. Lies diesen Beitrag für eine ausführliche Erklärung, was ein absoluter Bezug ist.
In unserem Beispiel würde die Formel nun so aussehen:
=ZÄHLENWENN($A$2:$A$7;A9)
Der Bereich, in dem gesucht werden soll, muss fixiert werden. Das geschieht durch die Dollarzeichen. Der Wert, der in der Zelle A9 steht ist unser Suchkriterium. Das soll angepasst werden auf A10 (= Susanne Müller), wenn ich die Formel nach unten kopiere. Deswegen wird dort kein absoluter Bezug gesetzt.
Beispiel mit Vergleichsoperatoren: Größer als, kleiner als, gleich
Lass dich von dem sperrigen Begriff „Vergleichsoperatoren“ nicht abschrecken 😉 Ein Vergleichsoperator ist so etwas: ><=, also größer als, kleiner als und gleich, größer gleich oder kleiner gleich. Man nimmt sie, um Vergleiche anzustellen. Also zum Beispiel: Wenn ich alle Aufträge zählen möchte, die einen Umsatz größer als 40.000 Euro für uns bedeuten.
Mit dieser praktischen Funktion kannst du also zum Beispiel auch zählen lassen, wie viele Aufträge über 40.000 € wir erhalten haben:
Die Formel lautet:
=ZÄHLENWENN(B2:B7;“>40000″)
Achtung: Der Suchbereich ist hier Spalte B, also die Spalte, in der die Beträge stehen! Beträge werden ohne Tausendertrennzeichen und ohne Währung geschrieben. Achte darauf, auch Zahlen und die Vergleichsoperatoren in Anführungszeichen zu setzen. Du könntest natürlich auch hier einen Zellbezug setzen, indem du den Betrag in eine Zelle schreibst und dich dann darauf beziehst.
Ergebnis: Wir haben vier Aufträge über 40.000 € erhalten.
Zählenwenns: Zählenwenn mit zwei oder mehreren Bedingungen
Zählenwenns verwendet man, wenn man nur Zellen zählen möchte, auf die zwei oder mehrere Bedingungen gleichzeitig zutreffen. Zum Beispiel: Zähle die Zelle, wenn wir Bleistifte bestellt haben, aber nur, wenn die Bestellungen größer als 100 Stück waren. Die beiden Daten in blau sind in diesem Fall unsere beiden Bedingungen.
In dieser Tabelle haben wir unsere Bestellungen untereinander aufgelistet. Ich möchte nun wissen, wie viele Bestellungen für Bleistifte erteilt wurden, die größer als 100 waren.
=ZÄHLENWENNS(A2:A8;“Bleistifte“;B2:B8;“>100″)
Für die Funktion kann man mehrere Bedingungen angeben. So ist sie aufgebaut:
=ZÄHLENWENNS(Kriterienbereich1;Kriterien1;Kriterienbereich2;Kriterien2)
In unserem Fall bedeutet die Formel also:
Zähle die Zelle, wenn im Bereich A2:A8 „Bleistifte“ steht und im Bereich B2:B8 eine Zahl größer als 100 steht.
Sinnvoller wäre es in diesem Fall wahrscheinlich, größer oder gleich 100 anzugeben, da sonst erst ab 101 gezählt wird: Anstatt >100 schreibt man dann einfach >=100.
Die einzelnen Bedingungen werden durch einen Strichpunkt ; voneinander getrennt.
Natürlich kann man auch hier mit Zellbezügen arbeiten:
Wir schreiben unsere Bedingungen also einfach irgendwo in unser Arbeitsblatt und beziehen uns in der Formel auf die entsprechenden Zellen. Um dich in der Formel darauf zu beziehen, klickst du dann einfach die entsprechenden Zellen an. Auf diese Weise benötigst du keine Anführungszeichen. Um nach Kugelschreiber-Bestellungen zu suchen, änderst du einfach das, was in Zelle A9 steht auf Kugelschreiber. Analog kannst du auch die Bestellgröße ändern.
Man kann in dieser Funktion auch mehr als zwei Kriterien angeben. Wer möchte, kann bis zu 127 Kriterien angeben 🙂
Wichtige Punkte zusammengefasst:
- Wörter als Suchkriterium müssen zwischen Anführungszeichen geschrieben werden.
- Auch Zahlen und Vergleichsoperatoren (größer als, kleiner als, gleich) müssen als Suchkriterium zwischen Anführungszeichen geschrieben werden.
- Besser ist es, in der Formel Zellbezüge zu verwenden.
- Der Bereich ist der Teil deiner Daten, in dem nach dem Suchkriterium gesucht werden soll.
- Verwende die Funktion dazu, Zellen dann zu zählen, wenn ein Kriterium zutrifft, also zum Beispiel Verkäufe eines bestimmten Verkäufers, Kunden eines bestimmten Landes, Krankheitstage eines Mitarbeiters oder offene Rechnungen.
- Wenn man mehrere Bedingungen verwenden möchte, nimmt man zählenwenns.
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Wenn man sich erst einmal an die sperrigen Begriffe Bereich und Suchkriterium gewöhnt hat, verliert die Funktion ihren Schrecken und kann uns unheimlich viel Nutzen bringen.