Excel: Die intelligente Tabelle – erstellen, erweitern, löschen

In diesem Beitrag lernst du, wie man in Excel eine intelligente Tabelle erstellen, erweitern und löschen kann. Intelligente Excel Tabellen sind äußerst praktisch, da sie standardmäßig bereits viele Funktionen mitbringen, ohne dass man sie erst aktivieren oder einfügen muss.

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie man mit ihnen umgeht und warum sie so praktisch sind.

Excel: Die intelligente Tabelle

Immer, wenn Daten in Excel erfasst werden, spricht man von einer Tabelle. Die Arbeitsblätter sind immer in Zeilen und Spalten eingeteilt, in die wir unsere Daten eintragen. Auch wenn man ein Blatt Papier nimmt, und dort Daten in Spalten und Zeilen sortiert, handelt es sich um eine Tabelle.

In Excel gibt es grundsätzlich zwei Arten, Tabellen zu erstellen:

1. Das Eintragen der Daten in die vorgegebenen Zellen und das manuelle Formatieren des Datenbereichs.
2. Das Eintragen der Daten in die vorgegebenen Zellen und das automatische Formatieren des Datenbereichs. Diese automatische Formatierung bringt bereits in der Standardvariante viele Funktionen mit sich, die uns allen sehr viel Arbeit ersparen können. Solche automatischen Tabellen in Excel nennt man auch intelligente Tabellen oder dynamische Tabellen.

Wir erfassen alle jeden Tag ziemlich viele Daten in Tabellen: Bestandslisten, Einnahmen und Ausgaben, Lagerbestände, Einkaufslisten und vieles mehr. In manchen Fällen machen wir nur eine relativ einfache Auflistung dieser Daten, in anderen Fällen machen wir die Aufstellung aber, um die Daten anschließend analysieren zu können.

Wenn wir Summen bilden, Daten filtern oder Maximalwerte herausfinden möchten, dann ist es sinnvoll, eine solche automatische Excel Tabelle zu erstellen. Das ist natürlich kein Muss, man kann das auch alles manuell machen, aber durch diese dynamischen Tabellen nimmt Excel uns sehr viel Arbeit ab. Mit ihnen kann man im wahrsten Sinne des Wortes mit ein paar wenigen Klicks Daten auswerten und sogar rechnen, ohne selbst eine einzige Formel zu erstellen.

Excel: So kannst du eine intelligente Tabelle erstellen

Schauen wir uns als erstes an, wie man in Excel eine solche intelligente Tabelle erstellen kann:

Als erstes gibst du ganz normal deine Daten ein, so, wie du das sonst auch machst. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

Es handelt sich erst einmal nur um eine Auflistung von Filialen und Produkten, die in diesen Filialen verkauft werden. Zu jedem Produkt haben wir diverse Preise, die verkaufte Anzahl und den Gewinn.

Um aus diesem Datenbereich nun eine automatische Excel Tabelle bzw. eine dynamische Tabelle zu erstellen, musst du mit dem Cursor nur irgendwo in diesem Datenbereich stehen. Es ist nicht notwendig, den Bereich zu markieren.

Dann hast du zwei Möglichkeiten:

1. Gehe im Menüband in die Registerkarte Start und klicke auf „Als Tabelle formatieren“ und wähle ein Design, das dir gefällt:
   
2. Alternativ kannst du die Tastenkombination STRG + T drücken.

Ab hier ist alles gleich: Bestätige den Bereich, in dem sich deine Daten befinden. Achte darauf, dass ein Haken bei „Tabelle hat Überschriften“ gesetzt ist. Bestätige mit OK.

Wie du siehst, hat sich dein Datenbereich jetzt ziemlich verändert – und das nicht nur optisch. Du solltest jetzt etwas haben, was ungefähr so aussieht:

Am auffälligsten sind die Farben und die Filter, die bereits automatisch eingefügt wurden.

Wenn du in dein Menüband schaust, wirst du sehen, dass du eine Registerkarte „Tabellenentwurf“ dazubekommen hast. Damit kannst du einige Änderungen an deiner Tabelle machen. Hier ein Ausschnitt der Registerkarte:

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Schauen wir uns zunächst ein paar wichtige Grundfunktionen dieser automatischen Formatierung an:

• Über die eingefügten Pfeile neben den Spaltenüberschriften kannst du deine Daten filtern:
  Zahlen können damit aufsteigend oder absteigend, Text alphabetisch sortiert werden. Über die Haken ganz unten kannst du bestimmte Datenreihen ein- oder ausblenden.
  
  Eine ausführliche Erklärung findest du hier: Excel Filter.
  Über den Haken bei „Schaltfläche Filter“ in der Registerkarte Tabellenentwurf kannst du den Filter entfernen, wenn du ihn nicht möchtest – und bei Bedarf später wieder aktivieren.
• Über „Gebänderte Zeilen“ bzw. „Gebänderte Spalten“ in der Registerkarte Tabellenentwurf kannst du die farbigen Markierungen ändern bzw. anpassen.
• Wenn du den Haken bei „Kopfzeile“ entfernst, verschwinden deine Überschriften.
• Über „Erste Spalte“ und „Letzte Spalte“ kannst du diese beiden Spalten – oder eine davon – fett oder in anderen Farben anzeigen lassen. Was genau passiert, ist vom gewählten Layout abhängig.
• Wenn du das Layout ändern möchtest, klickst du einfach auf eine der anderen Formatvorlagen in der Registerkarte „Tabellenentwurf“:
  

Die intelligente Excel Tabelle automatisch erweitern

Ein sehr großer Vorteil dieser Art der Formatierung ist, dass man die intelligente Excel Tabelle automatisch erweitern kann. Und das beste: Du musst im Grunde gar nichts tun!

Gehe einfach ans Ende deines Datenbereichs und trage neue Daten ein. Die Formatierung wird automatisch auf deine neuen Daten ausgeweitet. Dabei ist es egal, ob du eine neue Spalte oder eine neue Zeile hinzufügst.

Unten rechts gibt es eine kleine, etwas dickere Ecke. Auch damit kannst du deine Tabelle erweitern: Ziehe einfach mit gedrückter linker Maustaste daran.

Formeln und rechnen in intelligenten Tabellen

Natürlich kann man auch in diesen Tabellen rechnen und / oder Formeln erstellen. Tatsächlich geht es sogar einfacher als sonst.

Gehe in die Registerkarte „Tabellenentwurf“ und setze einen Haken bei „Ergebniszeile“. Nun hat deine dynamische Tabelle eine weitere Zeile bekommen, die ein Ergebnis enthält. Wenn deine Daten Zahlen enthalten, kann es sein, dass Excel sogar bereits etwas gerechnet hat.

Klicke in eine der Zellen in dieser Ergebniszeile. Wie du siehst, hast du eine Dropdown Liste, aus der du verschiedene Berechnungen auswählen kannst.

Wenn du jetzt denkst, dass du einfach nur eine der Optionen auswählen musst, um die entsprechende Berechnung durchzuführen – dann hast du recht 🙂

Genial, oder? Damit kannst du rechnen, ohne selbst Formeln zu erstellen. Die Funktionen Mittelwert, Anzahl, Anzahl Zahlen, Max, Min, Summe, STABW (=Standardabweichung) und Var (Varianz) sind hier enthalten und können per Mausklick verwendet werden.

Und es wird noch besser:
Die Berechnung entspricht der Funktion „Teilergebnis“. Das bedeutet, dass nur mit den Werten gerechnet wird, die gerade in der Tabelle sichtbar sind. Ist ein Filter gesetzt – ist also ein Teil der Daten ausgeblendet – werden diese in der Berechnung nicht berücksichtigt. Wird der Filter geändert oder entfernt, wird die Berechnung angepasst.

Mit diesen Optionen in der Ergebniszeile kannst du also per Klick Berechnungen einfügen oder etwas aus deinen Daten ausrechnen lassen.

Du kannst aber natürlich auch selbst Formeln erstellen, wenn du das möchtest. Diese werden vom Prinzip her genauso erstellt, wie sonst auch. Wenn du dir die Formel anschaust, wirst du aber sehen, dass diese andere Argumente enthält: Anstatt Zellbezügen sehen wir hier nun die Spaltenüberschriften in eckigen Klammern:

Wahrscheinlich kann man es auf dem Bild nicht gut erkennen. Hier steht als Formel nun:
=[@[Gewinn / Artikel]]*[@verkauft]

Im Grunde wird nur der Wert aus der Spalte „verkauft“ mit dem Wert aus der Spalte „Gewinn / Artikel“ multipliziert.

Hast du es selbst ausprobiert? Dann ist dir sicherlich aufgefallen, dass die Berechnung automatisch für die ganze Spalte übernommen wird. Genial, oder? Lästiges, zeitaufwändiges und fehleranfälliges Kopieren entfällt.

Weitere Optionen in dynamischen Excel Tabellen

Es gibt noch viele weitere Optionen, die dir hier zur Verfügung stehen. So kannst du der Tabelle zum Beispiel einen Namen geben:

Du kannst sie exportieren:

Du kannst einen Datenschnitt einfügen oder eine Pivottabelle daraus machen. Datenschnitte erkläre ich dir in dem Video, das ich weiter oben verlinkt habe.

Löschen einer intelligenten Tabelle in Excel

Du kannst in Excel jede automatisch formatierte Tabelle natürlich auch wieder löschen. Wenn du die Funktionen nicht mehr nutzen möchtest – sondern wieder einen normalen Datenbereich haben möchtest, dann gehst du so vor:

• Gehe mit dem Cursor irgendwo in den Datenbereich.
• Gehe in die Registerkarte Tabellenentwurf.
• Klicke auf „In Bereich konvertieren“:
  
• Bestätige die Frage „Möchten Sie die Tabelle in einen normalen Bereich konvertieren?“ mit ja.
• Die farbliche Formatierung bleibt erhalten, aber die Zusatzfunktionen verschwinden. Formeln werden umgewandelt ins „normale“ Format.

Fazit

Viel genialer geht es eigentlich nicht. Mit den vorgestellten Funktionen kann jeder ganz einfach mit wenigen Klicks Daten sortieren, filtern und einige Berechnungen anstellen, ohne eine einzige Formel erstellen zu müssen.

Auch die Formatierung mit übersichtlichen Farben und Spaltenüberschriften wird automatisch erstellt. Werden Daten ergänzt, erweitert sich die intelligente Tabelle automatisch um den neuen Bereich. Werden Formeln erstellt, übernimmt Excel das Kopieren in die benachbarten Zellen für uns. Häufige Fehlerquellen fallen so weg.

Eigentlich einfache Auflistungen von Daten werden so ganz schnell und ohne Aufwand zu einer leistungsfähigen Tabelle, die es uns ermöglicht, auch mit geringen Excel Kenntnissen wichtige Analysen durchzuführen.

Besonders schnell geht das Erstellen einer automatisch formatierten Tabelle in Excel mit der Tastenkombination STRG + T. Es ist nicht einmal notwendig, den Datenbereich vorher zu markieren: Excel erkennt die Daten automatisch, wenn der Cursor irgendwo innerhalb des Datenbereichs steht. Falls notwendig, kann ausgewählte Bereich manuell angepasst werden.

Ich frage mich, warum mit das in all den Kursen, die ich über Jahre hinweg gemacht habe, nie gezeigt wurde. Immer musste ich mühsam selbst Rahmenlinien setzen, Farben einfügen, Filter setzen, Formeln erstellen und kopieren. Ja, es ist wichtig zu wissen, wie all das geht, das sind sehr wichtige Basics. Wer wirklich sinnvoll mit der Software arbeiten können möchte, muss das alles auch manuell beherrschen. Aber wieso wurde mir diese Möglichkeit nicht einmal gezeigt? Das finde ich sehr verwunderlich.

Gerade für einfache Standard-Auswertungen, die meiner Meinung nach die Mehrheit sind, eignen sich die Funktionen dieser dynamischen Tabellen ausgezeichnet. Warum sich das Leben schwerer machen, als es unbedingt sein muss?

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