Excel Tabellen sind oft ein bisschen unübersichtlich, vor allem, wenn sie viele Daten enthalten. Wie kann man sich hier einen besseren Überblick verschaffen und die Daten analysieren?
Ganz einfach: Es gibt einen Excel Filter, der je nach Bedarf unterschiedlich eingestellt werden kann. Der Trick dabei ist, dass alle Daten, die die Kriterien nicht erfüllen, ausgeblendet werden. Dadurch wird die Tabelle oder Liste deutlich übersichtlicher.
Außerdem kann man in Excel Tabellen auch nach Farben filtern, Daten sortieren oder den Spezialfilter verwenden.
Einen Standard Filter einfügen in eine Excel Tabelle
Zunächst benötigst du natürlich eine Tabelle. Wie man Excel Tabellen erstellt, zeige ich dir hier.
Deine Tabelle / Liste könnte zum Beispiel so aussehen:
Du musst nun zunächst einen Standard Excel Filter einfügen. Hierfür reicht es, wenn dein Cursor irgendwo in der Tabelle / Liste steht (früher musste man die Spaltenüberschriften markieren).
Klicke also an irgendeine Stelle in deiner Tabelle (einfacher Klick). Klicke dann auf „Sortieren und Filtern“ in der Registerkarte Start:
Klicke auf „Filtern“:
Du solltest nun kleine Pfeile in den Spaltenüberschriften sehen:
Wenn du auf einen solchen Pfeil klickst, bekommst du verschiedene Möglichkeiten, nach denen du deine Daten filtern kannst.
Wenn du zum Beispiel nur ein Land anhakst (Schweiz), dann werden die nur die Daten für die Schweiz angezeigt. Alles andere wird ausgeblendet:
Praktisch, oder?
Kleiner Hinweis: Wenn deine Daten tatsächlich als Tabelle formatiert sind, musst du den Filter nicht setzen, sondern er ist bereits vorhanden. Die meisten Menschen legen aber einfach eine Liste an, wie ich für dieses Beispiel. Dann muss der Filter wie beschrieben gesetzt werden.
Nach Farben filtern
Wenn du in deiner Tabelle / Liste Farben verwendest, kannst du auch nach Farben filtern: Klicke auf „Nach Farbe filtern“ und dann auf die entsprechende Farbe:
Textfilter
Außerdem gibt es einen Textfilter:
Gib den Text ein, nach dem gefiltert werden soll, also zum Beispiel: „Enthält…“ Autohaus.
Nun werden dir alle Autohäuser angezeigt, egal, wo sie sind.
Daten sortieren
Mit dem Filter bekommst du auch die Möglichkeit, deine Daten zu sortieren.
Klicke dazu auf den Pfeil in der Spalte, nach der du sortieren möchtest. Klicke dann auf „Von A bis Z sortieren“ bzw. auf „Von Z bis A sortieren“:
Wenn du Farben in deiner Tabelle verwendest, kannst du auch nach Farben sortieren.
Klicke dazu wieder auf den Pfeil und danach auf „Nach Farbe sortieren“ (siehe oben). Klicke nun auf die Farbe, nach der du sortieren möchtest:
Es werden alle Daten, die in dieser Farbe markiert sind, oben angeordnet.
Den Excel Filter löschen
Wenn du nur den Filter einer Spalte löschen bzw. zurücksetzen möchtest, klickst du auf den Pfeil und dann auf „Filter löschen aus…“:
Möchtest du dagegen den ganzen Filter löschen, zum Beispiel, weil dich die Pfeile stören? Dann klicke wieder auf „Sortieren und Filtern“ und danach noch einmal auf „Filtern“:
(„Löschen“ setzt den Filter nur zurück, du siehst dann wieder alle Daten, hast die Filter-Pfeile aber noch.)
Das war nur der Standard Filter in Excel. Es gibt aber auch noch einen Spezialfilter.
Der Spezialfilter
Um den Spezialfilter zu nutzen, benötigen wir zunächst etwas Platz. Füge also über deiner Tabelle / Liste ein paar Leere Zeilen ein.
Achte dabei darauf, dass zwischen dem oberen Teil und der Tabelle / Liste mindestens eine Leerzeile ist.
Füge im oberen Bereich nun die Kriterien ein, nach denen du filtern möchtest, also zum Beispiel Schweiz und Österreich:
Klicke nun in der Registerkarte Daten auf „Erweitert“:
Als Listenbereich gibst du deine Tabelle ein (markiere die gesamte Tabelle), als Kriterienbereich gibst du die Zellen im oberen Bereich an, die deine Kriterien enthalten (also „Land“, „Österreich“ und „Schweiz“):
Klicke auf OK – deine Daten werden nun nach Schweiz und Österreich gefiltert.
Mit dem Standard Filter in Excel könntest du nur nach einem Land filtern.
Du kannst deine gefilterte Tabelle auch an einer anderen Stelle einfügen lassen, dann bleibt deine Originaltabelle unverändert. Zum Beispiel so:
Um die gefilterten Daten an einer anderen Stelle anzeigen zu lassen, klickst du im erweiterten Filter auf „An eine andere Stelle kopieren“. Nun musst du in der dritten Zeile noch angeben, wohin die Daten kopiert werden sollen.
Man kann natürlich auch diese Filterkriterien noch genauer einschränken, also zum Beispiel: Ich möchte filtern nach Schweiz, aber nur Winterthur und nach Österreich, aber nur Wien:
Das Ganze funktioniert natürlich auch mit Zahlen 🙂 Hierbei können die gängigen Vergleichsoperatoren verwendet werden:
= < > usw.
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