Excel Tabellen sind oft ein bisschen unübersichtlich, vor allem, wenn sie viele Daten enthalten. Wie kann man sich hier einen besseren Überblick verschaffen und die Daten analysieren?
Ganz einfach: Es gibt Excel Filter, die je nach Bedarf unterschiedlich eingestellt werden können. Der Trick dabei ist, dass alle Daten, die die Kriterien nicht erfüllen, ausgeblendet werden. Dadurch wird die Tabelle oder Liste deutlich übersichtlicher.
Filter in Excel
Alle Informationen zu Filter-Optionen in Excel: Was für Standardfilter gibt es? Wie kann man nach Farben filtern? Wie funktioniert der Textfilter und was ist ein Spezialfilter? Außerdem kann man in Tabellen auch schnell und einfach Daten sortieren.
Auf meinem YouTube Kanal zeige ich dir eine weitere Möglichkeit, wie du Daten in Excel filtern kannst. Den Link zum Video findest du am Ende des Blogbeitrags.
Es gibt zahlreiche einfache Funktionen, um Daten übersichtlicher darzustellen und einen besseren Überblick über die Datenbasis zu bekommen. Ich sehe immer wieder, dass Menschen versuchen, eigentlich einfache Sachverhalte viel zu kompliziert zu lösen. Da werden riesige Pivot-Tabellen erstellt oder verschachtelte, unübersichtliche und extrem komplizierte Formeln geschrieben. Das ist umständlich und natürlich auch eine Quelle für zahlreiche Fehler.
Und dabei könnte man vieles auch mit einem ganz simplen Filter lösen. Diese sind ein sehr unterschätztes – und dabei wirklich einfaches – Mittel, mit dem man so einiges auch aus großen Tabellen herauslesen kann.
Sehen wir uns zunächst die Standardfunktionen an.
Den Standard Excel Filter einfügen in eine Tabelle
Zunächst benötigst du natürlich eine Tabelle. Hier lernst du, wie man Excel Tabellen erstellt.
Deine Tabelle / Liste könnte zum Beispiel so aussehen:
Du musst nun zunächst einen Standard Excel Filter einfügen. Hierfür reicht es, wenn dein Cursor irgendwo in der Tabelle / Liste steht (früher musste man die Spaltenüberschriften markieren, das ist nicht mehr notwendig!).
So kannst du den Filter setzen:
Klicke an irgendeine Stelle in deiner Tabelle (nur ein einfacher Klick, kein Doppelklick). Klicke dann auf „Sortieren und Filtern“ in der Registerkarte Start:
Klicke auf „Filtern“:
Du solltest nun kleine Pfeile neben den Spaltenüberschriften sehen:
Wenn du auf einen solchen Pfeil klickst, bekommst du verschiedene Möglichkeiten, nach denen du deine Daten filtern kannst.
Wenn du zum Beispiel nur ein Land anhakst (neben wir die Schweiz), dann werden die nur die Daten für die Schweiz angezeigt. Alles andere wird ausgeblendet:
Und schon hast du einen viel besseren Überblick. Praktisch, oder?
Kleiner Hinweis: Wenn deine Daten tatsächlich als (formatierte bzw. intelligente) Tabelle formatiert sind, musst du den Filter nicht selber setzen, sondern dann ist er bereits automatisch vorhanden. Die meisten Menschen legen aber eine einfache, manuelle Liste an, wie ich für dieses Beispiel. Dann muss der Filter wie beschrieben gesetzt werden.
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Nach Farben filtern
Wenn du in deiner Tabelle oder Liste Farben verwendest, kannst du auch nach Farben filtern: Klicke auf „Nach Farbe filtern“ und dann auf die entsprechende Farbe:
Textfilter
Außerdem gibt es einen Textfilter:
Gib den Text ein, nach dem gefiltert werden soll, also zum Beispiel: „Enthält…“ und „Autohaus“.
Nun werden dir alle Autohäuser angezeigt, egal, wo sie sind.
Daten sortieren
Mit dem Filter bekommst du auch die Möglichkeit, deine Daten zu sortieren.
Klicke dazu auf den Pfeil in der Spalte, nach der du sortieren möchtest. Klicke dann auf „Von A bis Z sortieren“ bzw. auf „Von Z bis A sortieren“:
Wenn du Farben in deiner Tabelle verwendest, kannst du auch nach Farben sortieren.
Klicke dazu wieder auf den Pfeil und danach auf „Nach Farbe sortieren“ (siehe oben). Klicke nun auf die Farbe, nach der du sortieren möchtest:
Es werden alle Daten, die in dieser Farbe markiert sind, oben angeordnet.
Und nun kommt der eigentliche Clous, den viele nicht kennen oder zumindest unterschätzen: Diese gefilterten Daten kann ich nun auswerten. Entweder ich erstelle eine Formel für die entsprechenden übriggebliebenen Daten. Oder – in intelligenten Tabellen – kann ich in der Ergebniszeile einfach ein gewünschtes Ergebnis (Anzahl, Summe, Max…) auswählen, dann rechnet Excel sogar für mich, ohne dass ich überhaupt wissen muss, wie man eine Formel erstellt. Lies dazu diesen Beitrag: Intelligente Excel Tabellen.
Ich habe auch ein Video zum Thema „Filtern und sortieren“ gedreht:
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Mehr InformationenDen Excel Filter löschen
Wenn du nur den Filter einer Spalte löschen bzw. zurücksetzen möchtest, klickst du auf den Pfeil und dann auf „Filter löschen aus…“:
Möchtest du dagegen den ganzen Filter löschen, zum Beispiel, weil dich die Pfeile stören? Dann klicke wieder auf „Sortieren und Filtern“ und danach noch einmal auf „Filtern“:
(„Löschen“ setzt den Filter nur zurück, du siehst dann wieder alle Daten, hast die Filter-Pfeile aber noch.)
Das war nur der Standard Filter in Excel. Es gibt aber auch noch einen Spezialfilter.
Der Spezialfilter
Es gibt in Excel nicht nur den oben gezeigten Standard Filter, sondern auch einen Spezialfilter – damit hast du noch mehr Möglichkeiten.
So setzt du den Spezialfilter:
Um den Spezialfilter zu nutzen, benötigen wir zunächst etwas Platz. Füge also über deiner Tabelle / Liste ein paar Leere Zeilen ein.
Achte dabei darauf, dass zwischen dem oberen Teil und der Tabelle / Liste mindestens eine Leerzeile ist.
Füge im oberen Bereich nun die Kriterien ein, nach denen du filtern möchtest, also zum Beispiel Schweiz und Österreich:
Klicke nun in der Registerkarte Daten auf „Erweitert“:
Als Listenbereich gibst du deine Tabelle ein (markiere die gesamte Tabelle), als Kriterienbereich gibst du die Zellen im oberen Bereich an, die deine Kriterien enthalten (also „Land“, „Österreich“ und „Schweiz“):
Klicke auf OK – deine Daten werden nun nach Schweiz und Österreich gefiltert.
Mit dem Standard Filter in Excel könntest du nur nach einem Land filtern.
Du kannst deine gefilterte Tabelle auch an einer anderen Stelle einfügen lassen, dann bleibt deine Originaltabelle unverändert. Zum Beispiel so:
Um die gefilterten Daten an einer anderen Stelle anzeigen zu lassen, klickst du im erweiterten Filter auf „An eine andere Stelle kopieren“. Nun musst du in der dritten Zeile noch angeben, wohin die Daten kopiert werden sollen.
Man kann natürlich auch diese Filterkriterien noch genauer einschränken, also zum Beispiel: Ich möchte filtern nach Schweiz, aber nur Winterthur und nach Österreich, aber nur Wien:
Das Ganze funktioniert natürlich auch mit Zahlen 🙂 Hierbei können die gängigen Vergleichsoperatoren verwendet werden:
= < > usw.
Neu:
In diesem Video zeige ich dir eine weitere Möglichkeit, in Excel Daten zu filtern: Einfache Berechnungen.
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Ausführliche Anleitung: Ein Diagramm in Excel erstellen.
Wie du siehst, kann es ganz einfach sein, auch in große Tabellen Ordnung zu bringen und die Daten einfacher zu erfassen und zu analysieren. Es ist oft nicht notwendig, mit komplizierten Formeln auf fortgeschrittenem Niveau zu arbeiten. Ganz im Gegenteil: Wenn einfache Standardfunktionen verwendet werden, ist es viel unwahrscheinlicher, dass Fehler bei der Berechnung passieren.
Excel Filter sind einfach zu verwenden, auch für Anfänger. Komplizierte Formeln oder Pivot Tabellen dagegen überfordern viele Anwender. Da werden Daten nicht aktualisiert, Datenbereiche nicht oder falsch erweitert, Formeln überschrieben oder falsch kopiert – und schon stimmt die Auswertung nicht mehr. Ganz davon abgesehen, dass es sehr frustrierend ist, wenn man mit einer Tabelle nicht zurechtkommt und immer nach Hilfe fragen muss.
