Man kann in Excel ganz einfach sortieren. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Datenliste oder um eine Tabelle handelt.
Die Sortiermöglichkeiten sind zahlreich: Man kann Daten in Excel nach Alphabet sortieren, nach Datum aufsteigend oder absteigend, nach Größe und nach Kombinationen davon. Wie du in Excel sortieren kannst, was für Optionen du hast und wie du häufige Fehler dabei vermeiden kannst, zeige ich dir in diesem Blogbeitrag.
Excel: Sortieren von Listen und Tabellen
Das Sortieren von Listen und Tabellen in Excel ist eine häufige, aber zugleich einfache Aufgabe, die dabei hilft, die vorhandenen Daten bestimmten Vorgaben entsprechend neu anzuordnen. Man kann mit der integrierten Sortierfunktion sowohl Zahlen, als auch Text oder Datums- und Uhrzeitangaben in Listen und Tabellen schnell und einfach ab- oder aufsteigend umsortieren.
Der schnellste Weg führt dabei über das Menüband: Hier gibt es eine Sortierfunktion in der Registerkarte „Start“ mit einigen Standardfunktionen. Es ist aber auch möglich, benutzerdefinierte Vorgaben zu machen, mit denen man beispielsweise nicht nur eine, sondern gleich mehrere Spalten sortieren kann. Und auch über die Filterfunktion kann man in Excel Spalten sortieren. Mehr Informationen zu den Filterfunktionen findest du hier: Excel Filter.
Kommen wir nun zur ersten Möglichkeit: In Excel nach Alphabet sortieren.
Tabelle oder Liste nach Alphabet sortieren in Excel
Ob du deine Daten einfach in einem bestimmten Bereich als Liste eingegeben hast oder ob du eine formatierte Tabelle hast, ist für das Ordnen der Daten unerheblich.
Um Text, Namen oder andere Wörter in Excel nach Alphabet zu sortieren, öffnest du deine Datei mit den Daten, die du neu strukturieren möchtest. Diese Datei könnte zum Beispiel so aussehen:
Wenn du nun zum Beispiel die Spalte „Firma“ in Excel alphabetisch sortieren möchtest, gehst du so vor:
Klicke mit der Maus irgendwo in die Spalte (A).
Klicke dann in der Registerkarte „Start“ auf „Sortieren und Filtern“ und wähle dann entweder „Von A – Z sortieren“ oder „Von Z – A sortieren“ aus.
Nun werden die Daten in der Spalte A (Firma) nach Alphabet geordnet angezeigt. Die anderen Spalten werden automatisch angepasst.
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Kommen wir zur nächsten Möglichkeit.
Nach Datum
Wenn du deine Daten in Excel nicht alphabetisch, sondern nach Datum sortieren möchtest, funktioniert das im Grunde genauso:
Gehe mit dem Cursor in die Spalte, die neu geordnet werden soll. Nehmen wir zur Abwechslung eine andere Tabelle:
Wir haben hier eine Aufstellung unserer Kunden, die Bestelldatum, Auftragsmenge und den bestellten Artikel enthält.
Wir möchten Spalte B nach Datum aufsteigend sortieren. Klicke also wieder auf „Sortieren und Filtern“ in der Registerkarte „Start“.
Excel erkennt automatisch, dass es sich in dieser Spalte um ein Datum handelt. Deine Möglichkeiten lauten nun „Nach Datum sortieren (aufsteigend)“ und „Nach Datum sortieren (absteigend)“:
Sobald du auf eine der beiden Optionen geklickt hast, werden deine Daten nach Datum angeordnet. Aufsteigend bedeutet dabei, dass das älteste Datum oben steht. Absteigend bedeutet, dass das aktuellste Datum oben steht. Praktisch oder?
Nun die nächste Möglichkeit.
Zahlen nach Größe
Wenn du im ersten Beispiel die Abnahmemenge in Spalte E nach Größe ordnen lassen möchtest, kannst du deine Zahlen in Excel wahlweise aufsteigend oder absteigend sortieren lassen. Das Gleiche gilt für die Auftragsmenge im zweiten Beispiel in Spalte C. Wenn dein Cursor in der entsprechenden Spalte steht, erkennt das Programm, dass es sich um Zahlen handelt und stellt automatisch die entsprechenden Optionen zur Verfügung: „Nach Größe absteigend“ und „Nach Größe aufsteigend“.
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Benutzerdefiniert: Mehrere Spalten
Es gibt in Excel auch die Möglichkeit, eine Sortierung nach den eigenen Bedürfnissen anzulegen. So kannst du beispielsweise auch mehrere Spalten sortieren.
Klicke dazu wieder auf „Sortieren und Filtern“, dann aber auf „Benutzerdefiniertes Sortieren“. Dein Cursor sollte dabei irgendwo in deinem Datenbereich stehen:
Sobald du geklickt hast, geht ein neues Fenster auf. Hier kannst du nun deine Optionen wählen.
Der Clous dabei ist, dass du hier auf mehreren Ebenen gliedern kannst. Die Bezeichnung „Ebene“ ist ein bisschen sperrig. Im Grunde gibst du hier an, welche Spalten sortiert werden sollen. Das kann nur eine einzelne sein oder auch mehrere Spalten.
Also zum Beispiel: Erst Spalte A (Firma) nach Alphabet, dann Spalte B (Land) nach Alphabet und dann Spalte F (Datum) aufsteigend:
Bei „Spalte“ gibst du an, welche Spalte umsortiert werden soll. Wenn du mehrere Spalten sortieren möchtest, gibst du hier nach und nach die anderen Spalten an, in der Reihenfolge, in der sie abgearbeitet werden sollen.
Bei „Sortieren nach“ wählst du das Kriterium aus. Hier gibt es auch die Option, Excel nach Farbe oder nach Symbol sortieren zu lassen. (Das macht natürlich nur Sinn, wenn deine Tabelle Farben oder Symbole enthält.)
In der letzten Spalte gibt du die Reihenfolge an, also zum Beispiel aufsteigend oder absteigend, von A-Z oder von Z-A.
Klicke dann auf OK.
Anmerkung:
Wenn du auf „Optionen“ klickst, kannst du einstellen, ob Excel auf Groß- und Kleinschreibung achten soll. Außerdem kannst du hier wählen, ob Spalten oder Zeilen sortiert werden sollen.
Und in automatisch formatierten Tabellen?
Auch wenn dir eine automatisch formatierte Tabelle vorliegt (ich nenne sie auch gerne intelligente Tabelle), kannst du diese wie oben gezeigt umstrukturieren. Allerdings ist das nicht wirklich notwendig, weil diese automatisch formatierten Tabellen standardmäßig bereits mit Filter formatiert sind. Du musst in solchen Tabellen also nur auf den Filter klicken und die gewünschte Option auswählen.
Anmerkung:
Wenn du nicht weißt, was automatisch formatierte Tabellen sind, schau dir dazu mein YouTube Video an. Eigentlich geht es in dem Video darum, wie man ohne Formeln in Excel rechnen kann. Ich zeige dabei aber auch, wie man formatierte Tabellen erstellt: Formatierte Tabellen
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Wie du siehst, kann man in Excel ganz einfach Daten sortieren, umstrukturieren und neu anordnen. Das Sortieren in Excel von Daten, Zahlen oder Text ist eine Funktion, die man häufig benötigt: Sei es, um Daten auszuwerten oder einfach nur, um einen besseren Überblick zu bekommen. Dabei stellt das Programm viele einfache Möglichkeiten zur Verfügung, die mit ein paar Klicks sofort zum Erfolg führen.
Mit den Befehlen über „Sortieren und Filtern“ in der Registerkarte Start hast du diese Möglichkeiten:
- Von A – Z bzw. Von Z – A, also alphabetisches Sortieren von Text.
- Nach Datum aufsteigend bzw. absteigend.
- Nach Größe aufsteigend bzw. absteigend: Eine Option, die auf Zahlen angewendet werden kann.
- Davon abgesehen kannst du über „Benutzerdefiniert“ eigene Vorgaben machen.
Tipps und Wissenswertes
Hier noch ein paar zusätzliche Tipps und Wissenswertes für einen leichteren Umgang mit diesen Funktionen, die auch zur Fehlervermeidung dienen.
Ein umständliches Markieren des Datenbereichs oder der Tabelle ist dabei heutzutage nicht mehr notwendig. Es reicht, mit dem Cursor in einer Zelle der Spalte zu stehen, nach der den Datenbereich sortieren möchte. Alle anderen Spalten werden automatisch als dazugehörig erkannt und entsprechend behandelt.
Außerdem erkennt Excel ebenfalls automatisch, um was für einen Datentyp es sich handelt (Text, Zahlen oder Datum) und stellt passende Optionen zur Verfügung.
Damit das alles fehlerfrei funktioniert, ist es wichtig, dass innerhalb des Datenbereichs keine leeren Zeilen und keine leeren Spalten enthalten sind. Diese würden als Ende des Datenbereichs interpretiert und in Folge dessen nicht mitsortiert, was zu einem sehr großen Durcheinander führt. Aus diesem Grund müssen alle Daten, die zur gleichen Tabelle gehören, lückenlos eingegeben werden, wie im ersten Bild ganz oben gezeigt. Hier ein Beispiel, die zu Fehlern führen würde:
Zur besseren Übersicht wurden hier Leerzeilen zwischen den jeweiligen Orten eingefügt. Dies führt allerdings dazu, dass Excel hier nun 5 verschiedene Datenbereiche bzw. Tabellen sieht und diese entsprechend separat behandeln würde, anstatt alle Daten bis Zeile 20 als gesamten Datenbereich zu betrachten. Aus diesem Grund rate ich davon ab, Leerzeilen oder Leerspalten in Tabellen einzufügen.
Auch die entsprechende Formatierung der Zahlen, des Datums bzw. des Texts als solche ist extrem wichtig, da diese Daten nur dann als Zahlen, Datum oder Text erkannt werden, wenn sie richtig formatiert sind.
FAQs
Im Folgenden noch ein paar häufig gestellte Fragen mit den passenden Antworten.
Wie kann ich Zahlen aufsteigend oder absteigend anordnen?
So kannst du nach Zahlen sortieren: Excel erkennt automatisch, wenn es sich bei deinen Daten um Zahlen handelt und gibt dir die Optionen „Nach Größe aufsteigend“ und „Nach Größe absteigend“. Das Gleiche gilt für Datumsangaben oder Text: Der Datentyp wird automatisch erkannt und die Optionen, die dir zur Verfügung gestellt werden, entsprechend angepasst.
Wie funktioniert das bei Tabellen?
Excel Tabellen kannst du genauso sortieren, wie Listen: Gehe mit dem Cursor in die Spalte deiner Tabelle, die du neu anordnen möchtest. Gehe dann in die Registerkarte Start und wähle bei „Sortieren und Filtern“ die passende Option aus. Wenn du eine automatisch formatierte Tabelle hast, sind dort bereits Filter gesetzt, die du auch zum Sortieren verwenden kannst.
Was mache ich, wenn ich mehrere Spalten habe, deren Daten ich anders anordnen möchte?
Wenn du in Excel mehrere Spalten sortieren möchtest, musst du eine benutzerdefinierte Sortierung anlegen, wie weiter oben im Detail beschrieben. Dort kannst du festlegen, in welcher Reihenfolge Excel vorgehen soll und nach welchen Kriterien.
Kann man auch Farben oder Symbole nutzen?
Ja, Excel kann auch nach Farben oder Symbolen sortieren, die du in deiner Tabelle oder in deiner Liste verwendet hast. In so einem Fall musst du benutzerdefinierte Vorgaben festlegen. Dort kannst du als Kriterium „Farbe“ oder auch „Symbol“ angeben.
Macht es einen Unterschied, ob ich eine Liste, eine manuelle Tabelle oder eine automatische Tabelle habe?
Es ist macht keinen Unterschied, wie deine Daten optisch dargestellt werden. Die oben gezeigten Möglichkeiten gibt es in Listen, in manuell formatierten Tabellen und in automatisch formatierten (intelligenten) Tabellen. Wichtig ist vor allem, dass sich keine leeren Zeilen oder leeren Spalten in deinem Datenbereich befinden.
