Bestimmt kennst du das: Es gibt eine Excel Liste mit Daten von euren Kunden, die zum Beispiel für Serienbriefe verwendet wird. Immer, wenn neue Kunden akquiriert werden, werden diese der Excel Liste hinzugefügt.
Wenn man nun einen Serienbrief an diese Kunden schreiben möchte, stellt man fest, dass manche Kunden doppelt vorkommen.
Ein solches oder ähnliches Szenario habe ich in mehreren Firmen erlebt und führt immer zu Chaos. Wie geht man mit so etwas um? Wie bereinige ich doppelte Werte in Excel, damit es nicht zu doppelten Briefen kommt?
Ich zeige dir im Folgenden, wie du Duplikate in Excel anzeigen und doppelte Werte löschen kannst.
Duplikate anzeigen lassen
Hier eine beispielhafte Kundenliste:
Im Laufe des Jahres wurden die Kunden einfach untereinander aufgelistet. Nun möchte ich wissen, ob in der Excel Liste doppelte Werte vorhanden sind. Am einfachsten geht das so:
Markiere den Bereich, in dem du nach doppelten Werten suchen möchtest. Die Anrede würde ich hier zum Beispiel weglassen, da es in dieser Spalte natürlich doppelte Werte gibt (Herrn und Frau kommen sicherlich häufiger vor). Interessant sind vor allem Vorname, Nachname und Straße.
Gehe im zweiten Schritt nun in der Registerkarte Start auf „Bedingte Formatierung“, „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ und dann auf „Doppelte Werte“:
Gib an, wie die doppelten Werte formatiert werden sollen, z. B. rot.
Alle doppelten Werte werden nun rot angezeigt. Beachte aber, dass ein doppelter Vorname noch nicht bedeutet, dass es sich um die gleiche Person handelt!
Für eine bessere Übersicht macht es Sinn, die Liste alphabetisch zu sortieren, das Ergebnis könnte dann so aussehen:
Wenn nun alle drei Spalten rot markiert sind, handelt es sich sehr wahrscheinlich um die gleiche Person. Nun kannst du ganz einfach eines der beiden Duplikate entfernen.
Vielleicht fällt dir aber auch schon ein Problem auf: Wenn etwas nicht exakt gleich geschrieben ist (Marktstr. / Markt Str.) wird diese Zelle nicht als doppelter Wert markiert. Auch bei Tippfehlern (z. B. Hocke) wird kein Duplikat erkannt.
Ein bisschen besser geworden ist unsere Liste also, aber perfekt ist sie noch nicht.
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Doppelte Werte löschen in Excel mit einem Klick
Bevor wir uns anschauen, wie wir die restlichen doppelte Werte anzeigen lassen und löschen können, hier ein Tipp zum Entfernen der Duplikate, die wir mit der bedingten Formatierung erkannt haben:
- Klicke in deine Excel Liste.
- Gehe in die Registerkarte Daten und klicke auf „Duplikate entfernen“:
- Gib an, in welchen Spalten nach Duplikaten gesucht werden soll, also zum Beispiel wieder Vorname, Nachname und Straße.
- Die erkannten Duplikate werden automatisch entfernt.
Hier gibt es nun aber ein kleines Problem: Ich habe keine Möglichkeit mehr, die Daten, die gelöscht werden, zu überprüfen! Kopiere die Excel Liste also lieber vorher in ein neues Arbeitsblatt.
Der Matchcode
Zum Glück gibt es den sogenannten Matchcode. Mit dieser Funktion können wir weitere doppelte Werte anzeigen lassen und diese löschen.
So gehst du dabei vor:
- Füge eine neue Spalte vor deiner Liste ein und nenne diese „Matchcode“:
- Der Matchcode besteht aus den Funktionen: „links“ und „rechts“. Diese werden verbunden mit &. Der Sinn des Ganzen ist, eine Buchstabenkombination aus z. B. Vorname, Nachname und Straße zu erstellen und dann diese Kombinationen zu vergleichen.
- Erstelle also eine solche Formel in der ersten leeren Zelle deiner Liste.
Zum Beispiel: =LINKS(C2;3)&LINKS(D2;3)&LINKS(E2;4)
Das bedeutet:
= es folgt eine Formel
LINKS – gib mir eine Zeichenfolge aus von links aus gezählt
(C2;3) – in der Zelle C2, drei Buchstaben
& – und
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Oder auf Deutsch: Gib mir die ersten 3 Buchstaben in Zelle C2 aus und die ersten 3 aus Zelle D2 etc.
Es kann hier eine beliebige Kombination aus links (=Wortanfang) und rechts (=ausgeben der Zeichen von rechts ausgehend, also vom Wortende) erstellt werden.
Diese Formel kannst du nun nach unten kopieren:
Auf diese Weise kann man Tippfehler ausblenden – es werden also mehr doppelte Werte angezeigt.
Mit der bedingten Formatierung kann man sich nun in Spalte A wieder doppelte Werte anzeigen lassen. Oder man kann gleich alle Duplikate löschen mit „Duplikate entfernen“, siehe oben.
Allerdings ist es auch hier notwendig, noch einmal genau zu schauen. Unser Herr Hocke wurde immer noch nicht als doppelter Wert erkannt, weswegen es wichtig ist, weitere Kombinationen zu erstellen und diese auch mal von rechts zählen zu lassen.
Ein Matchcode mit „rechts“ könnte zum Beispiel so aussehen:
=RECHTS(C2;4)&RECHTS(D2;3)&RECHTS(E2;4)
Nun wird auch Herr Hocke erkannt:
Nach jedem neuen Matchcode solltest du die Formel in die anderen Zellen deiner Matchcode-Spalte kopieren und dann die doppelten Werte löschen, bis die Liste bereinigt ist.
Am Schluss kannst du die Spalte mit dem Matchcode natürlich wieder löschen.
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