Es gehört mittlerweile zum Alltag, jegliche Art von Anfragen per E-Mail zu schreiben. In diesem Beitrag findest du zahlreiche Formulierungen, gebräuchliche Phrasen, Muster und Vorlagen, die du für deine Angebotsanfragen oder andere Arten von Anfragen verwenden kannst.
Eine Anfrage schreiben per E-Mail
Egal, ob wir auf der Suche nach neuen Lieferanten sind oder Neukunden akquirieren möchten: Der erste Kontakt findet immer über Anfragen statt, die wir heutzutage üblicherweise per E-Mail schreiben. Aber nicht nur das: Auch im privaten Bereich ist es oft notwendig, Kostenvoranschläge oder anderweitige Angebote einzuholen, egal ob es dabei um Reparaturen geht oder vielleicht um eine Veranstaltung, die geplant werden muss.
In diesem Beitrag findest du viele gebräuchliche Redewendungen, Muster und Vorlagen, die du gerne verwenden kannst.
Grundsätzliches
Zunächst ein paar grundsätzliche Tipps und Informationen. Um ein möglichst gutes Angebot zu erhalten, muss die Anfrage natürlich möglichst präzise formuliert werden. Was genau möchte ich? Wann wird die Leistung benötigt? Wie lange dauert die Veranstaltung, wie viele Personen werden kommen? Was für Leistungen werden im Detail erwartet? Sollen beispielsweise Abfall, alte Geräte oder Sondermüll entsorgt werden oder mache ich das selbst?
Im Grunde sollten alle W-Fragen beantwortet werden: Wer, was, wann, wie, wohin, wie lange, wie viele.
Anfragen schreiben: Vorlagen und Muster für E-Mails
Wenn wir eine Anfrage schreiben, handelt es sich in der Regel um neue Kontakte. Soll ein Produkt in Zukunft bei einem anderen Lieferanten gekauft werden? Möchtest du ein Hotelzimmer für den nächsten Urlaub buchen oder ist deine Heizung kaputt?
Es kann natürlich sein, dass du den Handwerker deines Vertrauens schon öfter mit einer Reparatur beauftrag hast oder dass ein Bestandskunde Interesse an einem weiteren Produkt hat. Da es sich in solchen Fällen um bestehende Kontakte handelt, kann die Anfrage in der Regel informeller gestellt werden. Die Informationen, die dabei zur Verfügung gestellt werden müssen, sind natürlich die gleichen.
Wie man bestimmte Personen in einer E-Mail anspricht, lernst du hier: Die Anrede in E-Mails.
Noch mehr Tipps zur Korrespondenz mit Muster und Vorlagen findest du in diesem tollen Buch: Ratgeber Korrespondenz*. In diesem Beitrag findest du hilfreiche Formulierungen und Tipps für das Schreiben von Auftragsbestätigungen.
Sehen wir uns die möglichen Einleitungen für dein Anliegen an. Wenn du eine Anfrage per E-Mail schreiben möchtest, kannst du als Einleitung zum Beispiel mitteilen, wie du auf den Anbieter aufmerksam geworden bist. Du kannst auch Informationen über dich selbst mitteilen: Wer bist du, was für eine Firma hast du, was für Produkte stellst du her? Vielleicht ging dem Schreiben ein Telefonat voraus? Beziehe dich darauf.
Hier ein paar Muster für deine Einleitung:
Über eine Suche im Internet bin ich auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden.
Wir haben Ihre Anzeige in … (Zeitung, Magazin) gesehen.
Mir wurde Ihre Firma von Freunden empfohlen.
Freunde haben uns Ihr/e … (Hotel, Restaurant, Ferienwohnung) empfohlen.
Wir sind eine kleine Firma, die sich auf … spezialisiert.
Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, das … herstellt.
Seit vielen Jahren handeln wir mit …
Wie bereits gestern telefonisch besprochen …
Vielen Dank für das angenehme Gespräch letzte Woche.
Nun kommt der Hauptteil deiner Anfrage per E-Mail: In diesem Teil werden die eigentlichen Informationen mitgeteilt. Beantworte hier die relevanten W-Fragen, damit das Angebot möglichst genau und passend erstellt werden kann.
Der Hauptteil: Vorlagen für deine Anfrage per E-Mail:
Bitte senden Sie mir … (einen Katalog, Muster, eine Preisliste, Ihre Farbpalette).
Wir würden uns über kostenlose Proben Ihre/s/r … freuen.
Bitte geben Sie uns einen Überblick über … (Ihre Produktpalette, Ihre Leistungen).
Bitte teilen Sie uns die technischen Daten Ihre/s/r … mit.
Um entsprechende Tests durchführen zu können, benötigen wir …
Ich bitte um Zusendung eines Angebots für … (Menge, Größe, Maße, Stückzahl).
Gewähren Sie einen Mengenrabatt für …?
Bitte nennen Sie uns die Lieferzeit, sowie Ihre Liefer- und Zahlungsbedingungen.
Für eine Veranstaltung / Hochzeit / Geburtstagsfeier / Betriebsfeier am … benötigen wir …
Wir sind auf der Suche nach …
Für unseren nächsten Urlaub / eine Geschäftsreise benötigen wir …
Wir bitten um ein Angebot für …
Denke daran, möglichst genaue Informationen bereitzustellen:
- Was genau benötigst du? Sei so spezifisch wie möglich: Nenne das Produkt / die Leistung / die Artikelnummer, die benötigte Menge, Breite, Höhe, Farbe, das gewünschte Gewicht.
- Wie viele Personen werden teilnehmen? Wie viele Bestellungen kann der Hersteller erwarten?
- Soll es sich um eine langjährige Zusammenarbeit handeln oder um einen einmaligen Auftrag?
- Hast du bestimmte Vorstellungen: Möchtest du ein Einzelzimmer oder ein Doppelzimmer? Soll der Mietwagen eine Automatikschaltung haben?
- Gibt es besondere Anforderungen, wie zum Beispiel eine bestimmte Maschinenbreite? Nehmen auch Menschen mit Behinderungen teil? Sollen bestimmte Gegenstände bereitgestellt werden, wie zum Beispiel Bettwäsche oder ein Projektor?
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Wenn du alle wichtigen Punkte genannt hast, kommst du zum letzten Teil deiner Anfrage per E-Mail, dem Schlussteil. Wie kann man eine Anfrage am besten beenden?
Muster für das Ende einer Anfrage per E-Mail:
Bitte senden Sie uns Ihr Angebot bis spätestens …
Offene Fragen können wir gern in einem persönlichen Gespräch klären.
Ich freue mich auf Ihre Antwort / Ihre Rückmeldung / Ihr Muster / Ihre Informationen.
Für Fragen stehen wir Ihnen gern unter … (Telefonnummer) zur Verfügung.
Vielen Dank bereits im Voraus.
Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören.
Wenn Sie ein persönliches Treffen vereinbaren möchten, …
Grußformeln:
Mit freundlichen Grüßen,
Beste Grüße,
Freundliche Grüße,
Viele Grüße,
Falls du deine Anfrage per Brief versenden möchtest, findest du hier ein Anleitung, wie und wohin man die Adresse auf Briefumschlägen schreibt.
Zusammenfassung
Auf den ersten Blick ist das Schreiben einer Anfrage per E-Mail eine einfache Angelegenheit, aber bei genauerer Betrachtung stellt man schnell fest, dass es viele Sachverhalte gibt, die berücksichtigt werden müssen. Stellt man nicht alle benötigten Informationen zur Verfügung, kann kein entsprechendes Angebot gemacht werden. Das führt zu unzähligen Nachfragen und Verzögerungen.
Im schlimmsten Fall kann es sogar vorkommen, dass ein unpassendes Angebot abgegeben wird, was dann wiederum zu Streitigkeiten und Zusatzkosten führen kann.
Um das zu vermeiden, sollte man sich im Voraus genau überlegen, was für Informationen bereitgestellt werden müssen. Was genau soll wie, wann, für wen und wie lange geleistet werden? Gibt es besondere Anforderungen? Oder ungewöhnliche Zusatzleistungen?
Alle Details müssen besprochen werden, damit es im Nachhinein nicht zu Problemen kommt.
