Du musst häufig um eine Auftragsbestätigung bitten und weißt nicht so recht, wie du dich ausdrücken sollst? Oder sitzt du auf der anderen Seite und musst Auftragsbestätigungen schreiben? In diesem Beitrag findest du Texte und Vorlagen für E-Mails für beide Szenarien.
Vorlagen: Bitte um und Texte für Auftragsbestätigungen per E-Mail
Wenn man eine Bestellung verschickt, möchte man in der Regel auch eine Auftragsbestätigung. Doch wie kann man sich dabei ausdrücken? Ebenso verhält es sich, wenn man eine Bestellung oder einen Auftrag per E-Mail erhält: Es gehört sich einfach, eine Auftragsbestätigung zu schreiben. Passende Texte und Vorlagen findest du in diesem Beitrag.
Bevor wir zu den eigentlichen Texten kommen, möchte ich die Frage klären, was eine Auftragsbestätigung überhaupt ist. Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine Bestätigung, dass man den Auftrag erhalten hat. Üblicherweise werden die Daten des Auftrags in der Bestätigung mit aufgeführt.
Eine Auftragsbestätigung ist also ein schriftliches Dokument, das von einem Verkäufer oder Dienstleister an einen Kunden gesendet wird, um den Erhalt eines Auftrags zu bestätigen. Es enthält normalerweise die wichtigsten Details über die bestellten Artikel bzw. die Dienstleistung, wie beispielsweise die Menge, den Preis und den voraussichtlichen Liefertermin.
Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Kommunikationsmittel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, das sicherstellt, dass beide Parteien von den gleichen Details und Konditionen für die Bestellung ausgehen. Durch den Eingang der Auftragsbestätigung, kann der Kunde sicher sein, dass die Bestellung erfolgreich eingegangen ist und er in Kürze mit der Erledigung des Auftrags rechnen kann.
Die Auftragsbestätigung kann auch als Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber dienen, falls es Unstimmigkeiten geben sollte.
Es gibt übrigens keine Pflicht, eine Auftragsbestätigung zu schreiben. Das bringt mich zum nächsten Punkt: Warum eine Auftragsbestätigung versenden, wenn es dazu gar keine Pflicht gibt?
Zweck
Was ist also der Zweck einer Auftragsbestätigung? Hauptsächlich bietet sie zusätzliche Sicherheit für beide Seiten – Auftraggeber und Auftragnehmer: Missverständnisse oder fehlerhafte Übernahme der Daten aus der Bestellung können so besser vermieden werden. Schnell hat man sich vertippt und eine falsche Artikelnummer bestellt, eine falsche Breite oder Länge ins System eingetragen oder sich in der Preisliste verschaut und einen zu hohen Preis angegeben.
Falls du dich dennoch einmal für einen Fehler entschuldigen musst, findest du hier Tipps und Vorlagen für Entschuldigungsschreiben an Kunden.
Das gilt sowohl für den Auftraggeber als auch für den Empfänger des Auftrags. Wird eine aussagekräftige Auftragsbestätigung versendet, können beide Seiten noch einmal prüfen, ob alles richtig ist – und Fehler gegebenenfalls noch vor Produktion bzw. Ausführung korrigieren. Das zeigt Professionalität und stärkt das Vertrauen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Zudem ist es auch eine gute Möglichkeit, dem Auftraggeber die voraussichtliche Lieferzeit mitzuteilen. So weiß jeder, was er zu erwarten hat. Führt die voraussichtliche Lieferzeit zu Problemen, haben beide Seiten Zeit zu reagieren.
Davon abgesehen gehört es einfach zum guten Service, den Auftraggeber wissen zu lassen, dass man den Auftrag erhalten hat. Dadurch wird die Kundenzufriedenheit erhöht und somit auch die Kundenbindung gestärkt.
Kommen wir zur Frage, was für Informationen in einem solchen Schreiben enthalten sein sollten.
Was sollte enthalten sein?
In einer aussagekräftigen Auftragsbestätigung sollten folgende Informationen enthalten sein:
- Die Daten des Auftraggebers (das könnten zum Beispiel die Firma bzw. der Name und die Kundennummer sein).
- Das aktuelle Datum.
- Das Datum der Bestellung.
- Die Auftragsnummer des Kunden, falls vorhanden.
- Die Auftragsnummer des Auftragnehmers, falls sie sich von der des Kunden unterscheidet.
- Beschreibung des Auftrags: Den Artikel / das Produkt / die Ware / die Leistung, Menge, Anzahl, Gewicht.
- Den Preis und die Mehrwertsteuer (also Netto- und Bruttopreise).
- Den (Voraussichtlichen) Liefertermin.
- Gegebenenfalls auch die Lieferbedingungen.
Angaben wie Firma oder Firmenadresse des Auftragnehmers sind normalerweise bereits auf dem Geschäftspapier oder in der E-Mail-Signatur enthalten und müssen daher nicht noch einmal separat aufgeführt werden.
Bitte um Auftragsbestätigung – Muster und Formulierungen
Kommen wir nun zu den Formulierungen, wie man um eine Auftragsbestätigung per E-Mail bitten kann. Hier kann man sich meistens recht knapp ausdrücken. Wenn du deinen Auftrag per E-Mail an den Auftragnehmer sendest, kannst du dieser E-Mail einfach einen entsprechenden Satz hinzufügen. Hier ein paar Muster:
Wir bitten um Zusendung einer Auftragsbestätigung.
Bitte bestätigen Sie den Erhalt des Auftrags und die voraussichtliche Lieferzeit / das voraussichtliche Lieferdatum.
In den meisten Fällen reicht das aus. Wenn du noch andere Informationen benötigst, kannst du die Frage danach ebenfalls in dieser E-Mail stellen.
Texte und Vorlagen für die Annahme per E-Mail
Sehen wir uns nun die andere Seite an: Du erhältst einen Auftrag und möchtest eine entsprechende Auftragsbestätigung per E-Mail an den Kunden senden. Im Folgenden findest du zahlreiche Texte und Vorlagen, die du per E-Mail an den Kunden senden kannst.
Als erstes solltest du dich in deiner E-Mail für den Auftrag bedanken:
Vielen Dank für Ihre Bestellung vom …
Vielen Dank für Ihre Bestellung Nummer …
Wir freuen uns über Ihren Auftrag vom…
Du kannst den Dank auch mit einer Empfangsbestätigung verbinden:
Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Bestellung Nr. …, für die wir uns herzlich bedanken.
Falls dem Auftrag ein gesondertes Angebot vorausgegangen ist, solltest du dich darauf beziehen:
Gemäß unserem Angebot Nr. … / vom …, erbringen wir folgende Leistung:
Als nächstes solltest du nun auf die Details eingehen. Es folgen nun also alle Daten, die zur Bestellung bzw. zum Auftrag gehören. Diese werden meistens in einer Art Tabelle oder Liste aufgeführt.
Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen sollte natürlich auch die Mehrwertsteuer mit aufgeführt werden, sowie die Netto- und Bruttopreise enthalten.
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Darunter können dann der (voraussichtliche) Liefertermin, die geplante Lieferzeit und gegebenenfalls die Lieferbedingungen genannt werden:
Voraussichtlicher Liefertermin: 15.03.2023
Wir rechnen mit einer Lieferzeit von 3 Wochen.
Die Lieferung wird wunschgemäß in KW … erfolgen.
Lieferbedingung: Frei Haus.
Zum Abschluss sollte dann noch ein schöner Schlusssatz stehen, der zum Beispiel so lauten könnte:
Für Fragen stehen wir gern zur Verfügung.
Hier noch ein paar weitere nützliche Formulierungen:
Nachstehend finden Sie eine Zusammenfassung der von Ihnen bestellten Artikel: …
Die voraussichtliche Lieferzeit beträgt … Wochen / Monate.
Wir werden Ihre Bestellung so schnell wie möglich bearbeiten und an Sie liefern. Sollte es zu Verzögerungen kommen, werden wir Sie umgehend informieren.
Bitte überprüfen Sie die Details sorgfältig. Sollten Sie Fragen oder Änderungswünsche haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Nochmals vielen Dank für Ihre Bestellung. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Was man sonst noch beachten sollte
Best practices – das solltest du außerdem beachten, wenn du eine Auftragsbestätigung per E-Mail schreiben musst:
Schreibe präzise und gut verständlich
Vermeide lange, komplizierte Ausführungen. Es geht hauptsächlich darum, einen klaren, eindeutigen Überblick über den Auftrag und die geltenden Konditionen zu geben.
Verwende Vorlagen
Wenn dir von deinem Arbeitgeber keine Vorlagen zur Verfügung gestellt werden oder du selbständig bist, ist es hilfreich, dir Vorlagen zu erstellen. Dadurch sparst du viel Zeit, weil du nicht jedes Mal von vorn beginnen musst und hast außerdem eine Art Checkliste, damit du keine wichtigen Informationen vergisst.
Automatisierte Prozesse oder Copy & Paste
Damit dir beim Abschreiben der Einzelheiten keine Fehler passieren, solltest du – falls möglich – automatisierte Prozesse nutzen. Stehen dir solche Möglichkeiten nicht zur Verfügung, ist Copy & Paste eine gute Option: Kopiere die Daten aus deiner Auftragserfassung und füge sie in die Auftragsbestätigung ein. Dabei ist es essenziell, dass du aus deiner Auftragserfassung kopierst – und nicht aus der Bestellung des Kunden – damit deine Bestätigung die Daten so enthält, wie du sie erfasst hast.
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Weitere Informationen
Wann sollte eine Auftragsbestätigung per E-Mail verschickt werden?
Eine Auftragsbestätigung per E-Mail sollte so schnell wie möglich nach Erhalt des Auftrags verschickt werden, um den Kunden darüber zu informieren, dass der Auftrag eingegangen ist und bearbeitet wurde. Normalerweise sollte sie innerhalb von 1 bis 2 Tagen nach Erhalt des Auftrags verschickt werden.
Muss sie schriftlich erfolgen?
Nein, eine Auftragsbestätigung kann auch mündlich erfolgen. Es ist jedoch besser, eine schriftliche Bestätigung zu senden, um eine klare und eindeutige Dokumentation zu haben und eventuellen Missverständnissen vorzubeugen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Auftragsbestätigung und einer Rechnung?
Eine Auftragsbestätigung bestätigt den Empfang und enthält die Bedingungen eines Auftrags, während eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware ist. Eine Auftragsbestätigung wird vor der Erbringung der Dienstleistung bzw. Lieferung versendet, während eine Rechnung normalerweise erst nach Abschluss des Auftrags versendet wird.
Ist eine solche Bestätigung rechtlich bindend?
Eine Auftragsbestätigung kann unter Umständen als Beweismittel in einem Rechtsstreit verwendet werden, um aufzuzeigen, welche Bedingungen vereinbart wurden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die rechtliche Bindung einer Auftragsbestätigung von den spezifischen Umständen und den geltenden Gesetzen abhängt. Es ist daher ratsam, bei rechtlichen Fragen einen Rechtsanwalt zu konsultieren.
Zusammenfassung
Das Schreiben einer Auftragsbestätigung – heutzutage üblicherweise per E-Mail -, erfüllt also mehrere Zwecke und ist damit ein wichtiger Bestandteil des Bestellprozesses bzw. bei der Auftragsvergabe.
Mit einem solchen Schreiben erhält der Kunde die Bestätigung, dass sein Auftrag eingegangen ist. Durch die Zusammenfassung der Details und einer Auftragsbeschreibung können Missverständnisse vermieden und Fehler korrigiert werden. Außerdem wird so sichergestellt, dass beide Seiten von den gleichen Bedingungen ausgehen und damit einverstanden sind.
Eine solch professionelle Vorgehensweise führt zudem zu höherer Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung. Ein guter Bestellprozess minimiert Probleme und reduziert Rückfragen, sowie spätere Streitigkeiten, was insgesamt zu einem besseren und reibungsloserem Ablauf führt.
Um sicherzugehen, dass man eine Bestätigung erhält, ist es seitens des Auftraggebers sinnvoll, bereits mit der Auftragserteilung um eine Auftragsbestätigung zu bitten.
Für Auftragnehmer sollte es eigentlich selbstverständlich sein, Bestätigungen unaufgefordert zu versenden. Um den Prozess möglichst effizient zu gestalten, ist es sinnvoll, Vorlagen anzulegen, die dann nur teilweise an die jeweilige Bestellung angepasst werden müssen. Durch automatisierte Prozesse kann der Vorgang weiter vereinfacht werden. Um Fehler im Text zu vermeiden, kann auch auf Copy & Paste aus der Auftragserfassung zurückgegriffen werden.
