In Excel sind feste Seiten standardmäßig nicht vorgesehen. Dies bedeutet, dass, wenn man eine Liste oder Tabelle erstellt hat, die über mehrere Bildschirmseiten hinausgeht, Excel diese automatisch auf zusätzliche Seiten verteilt, wenn sie ausgedruckt werden sollen. Dies kann jedoch dazu führen, dass die Darstellung auf Papier nicht immer den Erwartungen entspricht oder suboptimal ist.
Wenn man eine Liste oder Tabelle erstellt hat, kann es deshalb notwendig sein, die erstellten Seiten einzurichten. Das heißt, man legt fest, in welchem Format Excel druckt, Ausrichtung und Seitenränder der Blätter oder auch den Seitenumbruch.
Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du deine Excel Seite einrichten und fürs Drucken vorbereiten kannst – Schritt für Schritt.
Excel – Seite einrichten und drucken
Es ist oft notwendig, die Seiten in Excel einzurichten. Dies beinhaltet unter anderem das Festlegen verschiedener Parameter, die das Druckverhalten von Excel beeinflussen, wie beispielsweise das Seitenformat, die Ausrichtung, die Seitenränder und den Seitenumbruch.
Nur durch das Einrichten der Excel Seiten, kann man erreichen, dass das gedruckte Ergebnis genau den eigenen Anforderungen entspricht. Zum Beispiel kann man das Seitenformat festlegen, damit die Tabelle auch wirklich auf eine bestimmte Papiergröße passt, wie beispielsweise A4. Die Ausrichtung kann angepasst werden, um die Tabelle im Hoch- oder Querformat zu drucken, je nachdem, welche Ansicht am besten geeignet ist, um die Daten zu präsentieren.
Des Weiteren ermöglicht das Festlegen der Seitenränder eine Feinanpassung des Layouts, indem man den Abstand zwischen den Rändern des Papiers und dem Inhalt der Tabelle festlegt. Das ist vor allem für große Tabellen oder Listen wichtig, damit die Informationen immer gut lesbar sind und nicht abgeschnitten oder zu eng am Rand des Papiers platziert werden.
Zudem ist es häufig auch sinnvoll den Seitenumbruch zu festzulegen, um zu bestimmen, wo Excel automatisch neue Seiten beginnen soll, basierend auf den Daten in der Tabelle. Das ist notwendig, damit logische Abschnitte der Daten zusammen auf die jeweiligen Seiten gedruckt werden, was die Lesbarkeit und Übersichtlichkeit des gedruckten Dokuments verbessert.
So kannst du eine Excel Seite einrichten und drucken: Ich zeige dir nun Schritt für Schritt, wie du das Layout festlegen oder ändern, Seitenränder einstellen, Druckbereich festlegen, eine Seite im A4 Format einrichten, Seitenumbrüche einfügen oder eine Tabelle zum Drucken optimieren kannst, damit sie zum Beispiel auf einer Seite gedruckt wird.
Das Seitenlayout in Excel
Es gibt in Excel eine Registerkarte „Seitenlayout“. Hier findest du alle Befehle, mit denen du deine Excel Seite einrichten kannst. Im Folgenden zeige ich dir die einzelnen Möglichkeiten nun im Detail.
Eine Seite in Excel einrichten: Seitenränder
Ganz links im Bereich „Seite einrichten“ findest du den Befehlt für „Seitenränder“. Es gibt ein paar Standardbreiten, du kannst aber auch ein eigenes Format definieren. Klicke einfach auf den gewünschten Seitenrand bzw. auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“:
Ausrichtung der Seite in Excel
Mit dem nächsten Befehl „Ausrichtung“ kannst du festlegen, ob Excel deine Seite im Querformat oder im Hochformat anlegen soll. Klicke einfach auf den Befehl „Ausrichtung“ und wähle die gewünschte Option aus.
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Das Format der Seite einrichten
Mit Format kannst du die Größe deiner Excel Seite einrichten: Also zum Beispiel A4 oder A5. Es gibt auch Sonderformate, wie etwa Postkarte. Wenn du die Seite ausdrucken möchtest, solltest du aber noch mehr Einstellungen vornehmen, damit sie tatsächlich sinnvoll an eine Seite angepasst wird. Dazu findest du unter dem Punkt „Zum Drucken optimieren“ mehr Informationen. Ein bloßes angeben, dass dein Dokument im Format A4 eingerichtet werden soll, führt meistens dazu, dass die Daten sinnlos verteilt sind und man mit dem Ausdruck nichts anfangen kann.
Der Druckbereich in Excel
Wenn du nicht dein ganzes Excel Arbeitsblatt drucken möchtest, sondern nur einen bestimmten Teil, kannst du einen sogenannten Druckbereich festlegen:
- Markiere den Bereich, den du drucken möchtest.
- Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf den Befehl „Druckbereich“.
- Klicke dann auf „Druckbereich festlegen“:
- Um den Druckbereich wieder aufzuheben, musst du auf „Druckbereich aufheben“ klicken. Wenn du das nicht machst, wird Excel in Zukunft immer nur den definierten Druckbereich drucken. Wenn du eine Seite also nicht ganz ausdrucken kannst, schau mal nach, ob ein Druckbereich definiert ist.
Umbrüche in Excel Seiten festlegen
Um die Stelle zu definieren, an der eine neue Seite beginnen soll, kannst du einen Seitenumbruch einfügen. Bringe deinen Cursor an die Stelle, an der eine Seite enden soll. Klicke dann auf Umbrüche und danach auf „Seitenumbruch einfügen“:
Wie du siehst, gibt es hier auch eine Möglichkeit, Seitenumbrüche wieder zu entfernen.
Excel Seiten zum Drucken optimieren
Wenn du auf den kleinen Pfeil neben „Seite einrichten“ klickst, öffnen sich noch mehr Optionen. Diese Optionen sind sehr hilfreich, wenn du deine Seite zum Drucken optimieren möchtest:
Wenn du auf den Pfeil klickst, öffnet sich ein neues Fenster:
Du findest hier zunächst die Ausrichtung. Falls du sie noch nicht festgelegt hast, kannst du die Ausrichtung auch hier ändern: Klicke entweder Querformat oder Hochformat an. Der blaue Kreis zeigt dir die aktuelle Einstellung. Wenn diese bereits richtig ist, brauchst du hier nichts machen.
Es gibt aber noch viele weitere wichtige Möglichkeiten, wie du deine Excel Seite einrichten und zum Drucken optimieren kannst:
- Als nächster Punkt kommt nun „Skalierung“. Diese Optionen sind für die Druckoptimierung wichtig: Klicke auf „Anpassen“ und gib die Anzahl der Seiten an, auf die Excel deine Datei drucken soll, also zum Beispiel 1 Seite(n) breit und 2 Seite(n) hoch. Achte darauf, dass bei Papierformat die richtige Größe angegeben ist – meistens ist das A4.
- Mit diesen Einstellungen kannst du verhindern, dass deine Datei auf viele Seiten ausgedruckt und an willkürlichen Stellen der Seitenumbruch gesetzt wird. Wenn du möchtest, dass deine Tabelle auf eine Seite gedruckt wird, gibst du bei „Anpassen“ 1 Seite(n) breit und 1 Seite(n) hoch an.
- Wenn deine Tabelle beim Drucken nun zu klein ist, kannst du über die Skalierung deine Einstellungen ändern. Wenn zu klein gedruckt wird, heißt das, dass zu viele Daten auf zu wenig Seiten stehen. Um alles auf die vorgegebene Anzahl von Seiten zu drucken, verkleinert Excel die Schrift.
Die Lösung ist also, mehr Seiten anzugeben. Zunächst musst du analysieren, ob du in der Breite oder in der Höhe mehr Platz benötigst. Ist deine Tabelle sehr breit oder ist sie sehr hoch? Ändere deine Angaben in der Skalierung – zum Beispiel auf 2 Seite(n) breit und 2 Seite(n) hoch und schau über die Druckvorschau, wie dein Ausdruck nun aussehen würde. Ändere deine Einstellungen so lange, bis ein lesbarer Druck dabei herauskommt. - Über den Reiter Seitenränder kannst du deine Ränder anpassen, falls noch nicht passiert.
- Im Reiter Kopf-/Fußzeile kannst du die Kopfzeile bzw. Fußzeile einrichten.
- Wichtig fürs Drucken ist auch der Reiter „Blatt“:
- Über den Bereich „Drucktitel“ kannst du festlegen, ob bestimmte Zeilen bzw. Spalten auf jeder Seite gedruckt werden sollen. Bestimmt ist es dir schon passiert, dass du etwas ausgedruckt hast und dann auf Seite 2 und allen weiteren nicht mehr wusstest, welche Spalte welche Informationen enthält?
Das kannst du mit den Optionen im Bereich „Drucktitel“ verhindern:- Wenn auf allen Seiten die Spaltenüberschriften gedruckt werden sollen, nutze „Wiederholungszeichen oben“. Klicke in das Feld und markiere dann den Bereich deiner Datei, der auf jeder Seite oben ausgedruckt werden soll. Im Normalfall sind das die Spaltenüberschriften.
- Verfahre analog mit „Wiederholungszeichen links“, für alle Daten, die auf der linken Seite deiner Tabelle stehen und auf allen Seiten gedruckt werden sollen.
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Wie kann man einen Seitenumbruch einfügen?
So kannst du in Excel einen Seitenumbruch einfügen: Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Umbrüche“ und dann auf „Seitenumbruch einfügen“. Achte darauf, dass du deinen Cursor vorher an die richtige Stelle bringst.
Wie kann man eine Tabelle auf eine Seite drucken?
So kannst du eine Excel Tabelle auf eine Seite drucken: Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf den kleinen Pfeil neben „Seite einrichten“. Im Reiter Papierformat kannst du im Bereich „Skalierung“ angeben, wie viele Seiten das Dokument breit und hoch sein soll. Willst du auf eine Seite drucken, gibst du in beiden Feldern 1 ein. Wenn du dein Dokument auf Din A4 einrichten und drucken möchtest, muss bei „Papierformat“ A4 angegeben werden.
Was sind Wiederholungszeichen?
Wiederholungszeichen ist ein Bereich, der beim Drucken auf alle Seiten gedruckt wird. Über diese Angaben kannst du zum Beispiel die Spaltenüberschriften auf jede Seite drucken lassen, damit du auch auf Seite 2, 3 oder 4 noch weißt, um was für Daten es sich in dieser Spalte handelt.
Fazit
Standardmäßig verfügt Excel nicht über feste Seiten wie beispielsweise ein Textverarbeitungsprogramm. Dies bedeutet, dass beim Erstellen umfangreicher Tabellen oder Listen, die über die übliche A4 Größe hinausgehen, häufig eine Anpassung der Seiten erforderlich ist, um zu erreichen, dass die Daten nach dem Drucken immer noch verständlich dargestellt werden.
Die Einrichtung der Seiten in Excel beinhaltet eine Reihe von Einstellungen und Anpassungen, die darauf abzielen, das Drucklayout festzulegen und sicherzustellen, dass die Informationen klar und übersichtlich dargestellt werden. Durch zusätzliche Tricks, wie zum Beispiel dem Einfügen von Wiederholungszeichen, wird erreicht, dass die Daten verständlich bleiben und die Überschriften für jede Spalte bzw. Zeilen auf allen Seiten gedruckt werden.
Durch die Anpassung des Druckformats, der Ausrichtung, der Seitenränder und von Seitenumbrüchen kann der Nutzer die Darstellung der Daten optimieren und sicherstellen, dass sie den Anforderungen des jeweiligen Verwendungszwecks entsprechen, sei es für Präsentationen, Berichte, Analysen oder andere Zwecke.
Wenn du dagegen gar nicht die gesamte Tabelle, sondern nur einen Teilbereich drucken möchtest, kannst du ganz einfach einen Druckbereich festlegen.
