Excel hat standardmäßig keine festen Seiten. Wenn man eine Liste oder Tabelle erstellt hat, kann es deshalb notwendig sein, die erstellten Seiten einzurichten. Das heißt, man legt fest, in welchem Format Excel druckt, Ausrichtung und Seitenränder der Blätter oder auch den Seitenumbruch.
Ich zeige dir in diesem Beitrag, wie du deine Excel Seite einrichten und fürs Drucken vorbereiten kannst – Schritt für Schritt.
Excel – Seite einrichten und drucken
So kannst du eine Excel Seite einrichten und drucken: Layout festlegen oder ändern, Seitenränder einstellen, Druckbereich festlegen, eine Seite im A4 Format einrichten, Seitenumbrüche einfügen oder eine Tabelle zum Drucken optimieren, damit sie zum Beispiel auf einer Seite gedruckt wird.
Das Seitenlayout in Excel
Es gibt in Excel eine Registerkarte „Seitenlayout“. Hier findest du alle Befehle, mit denen du deine Excel Seite einrichten kannst. Im Folgenden zeige ich dir die einzelnen Möglichkeiten nun im Detail.
Seite einrichten: Seitenränder
Ganz links im Bereich „Seite einrichten“ findest du den Befehlt für „Seitenränder“. Es gibt ein paar Standardbreiten, du kannst aber auch ein eigenes Format definieren. Klicke einfach auf den gewünschten Seitenrand bzw. auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“:
Ausrichtung
Mit dem nächsten Befehl „Ausrichtung“ kannst du festlegen, ob Excel deine Seite im Querformat oder im Hochformat anlegen soll. Klicke einfach auf den Befehl „Ausrichtung“ und wähle die gewünschte Option aus.
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Format
Mit Format kannst du die Größe deiner Excel Seite einrichten: Also zum Beispiel A4 oder A5. Es gibt auch Sonderformate, wie etwa Postkarte. Wenn du die Seite ausdrucken möchtest, solltest du aber noch mehr Einstellungen vornehmen, damit sie tatsächlich sinnvoll an eine Seite angepasst wird. Dazu findest du unter dem Punkt „Zum Drucken optimieren“ mehr Informationen. Ein bloßes angeben, dass dein Dokument im Format A4 eingerichtet werden soll, führt meistens dazu, dass die Daten sinnlos verteilt sind und man mit dem Ausdruck nichts anfangen kann.
Druckbereich
Wenn du nicht dein ganzes Excel Arbeitsblatt drucken möchtest, sondern nur einen bestimmten Teil, kannst du einen sogenannten Druckbereich festlegen:
- Markiere den Bereich, den du drucken möchtest.
- Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf den Befehl „Druckbereich“.
- Klicke dann auf „Druckbereich festlegen“:
- Um den Druckbereich wieder aufzuheben, musst du auf „Druckbereich aufheben“ klicken. Wenn du das nicht machst, wird Excel in Zukunft immer nur den definierten Druckbereich drucken. Wenn du eine Seite also nicht ganz ausdrucken kannst, schau mal nach, ob ein Druckbereich definiert ist.
Umbrüche
Um die Stelle zu definieren, an der eine neue Seite beginnen soll, kannst du einen Seitenumbruch einfügen. Bringe deinen Cursor an die Stelle, an der eine Seite enden soll. Klicke dann auf Umbrüche und danach auf „Seitenumbruch einfügen“:
Wie du siehst, gibt es hier auch eine Möglichkeit, Seitenumbrüche wieder zu entfernen.
Zum Drucken optimieren
Wenn du auf den kleinen Pfeil neben „Seite einrichten“ klickst, öffnen sich noch mehr Optionen. Diese Optionen sind sehr hilfreich, wenn du deine Seite zum Drucken optimieren möchtest:
Wenn du auf den Pfeil klickst, öffnet sich ein neues Fenster:
Du findest hier zunächst die Ausrichtung. Falls du sie noch nicht festgelegt hast, kannst du die Ausrichtung auch hier ändern: Klicke entweder Querformat oder Hochformat an. Der blaue Kreis zeigt dir die aktuelle Einstellung. Wenn diese bereits richtig ist, brauchst du hier nichts machen.
Es gibt aber noch viele weitere wichtige Möglichkeiten, wie du deine Excel Seite einrichten und zum Drucken optimieren kannst:
Als nächster Punkt kommt nun „Skalierung“. Diese Optionen sind für die Druckoptimierung wichtig:
Klicke auf „Anpassen“ und gib die Anzahl der Seiten an, auf die Excel deine Datei drucken soll, also zum Beispiel 1 Seite(n) breit und 2 Seite(n) hoch. Achte darauf, dass bei Papierformat die richtige Größe angegeben ist – meistens ist das A4.
Mit diesen Einstellungen kannst du verhindern, dass deine Datei auf viele Seiten ausgedruckt und an willkürlichen Stellen der Seitenumbruch gesetzt wird. Wenn du möchtest, dass deine Tabelle auf eine Seite gedruckt wird, gibst du bei „Anpassen“ 1 Seite(n) breit und 1 Seite(n) hoch an.
Wenn deine Tabelle beim Drucken nun zu klein ist, kannst du über die Skalierung deine Einstellungen ändern. Wenn zu klein gedruckt wird, heißt das, dass zu viele Daten auf zu wenig Seiten stehen. Um alles auf die vorgegebene Anzahl von Seiten zu drucken, verkleinert Excel die Schrift. Die Lösung ist also, mehr Seiten anzugeben. Zunächst musst du analysieren, ob du in der Breite oder in der Höhe mehr Platz benötigst. Ist deine Tabelle sehr breit oder ist sie sehr hoch? Ändere deine Angaben in der Skalierung – zum Beispiel auf 2 Seite(n) breit und 2 Seite(n) hoch und schau über die Druckvorschau, wie dein Ausdruck nun aussehen würde. Ändere deine Einstellungen so lange, bis ein lesbarer Druck dabei herauskommt.
Über den Reiter Seitenränder kannst du deine Ränder anpassen, falls noch nicht passiert.
Im Reiter Kopf-/Fußzeile kannst du die Kopfzeile bzw. Fußzeile einrichten.
Wichtig fürs Drucken ist auch der Reiter „Blatt“:
Über den Bereich „Drucktitel“ kannst du festlegen, ob bestimmte Zeilen bzw. Spalten auf jeder Seite gedruckt werden sollen. Bestimmt ist es dir schon passiert, dass du etwas ausgedruckt hast und dann auf Seite 2 und allen weiteren nicht mehr wusstest, welche Spalte welche Informationen enthält?
Das kannst du mit den Optionen im Bereich „Drucktitel“ verhindern:
Wenn auf allen Seiten die Spaltenüberschriften gedruckt werden sollen, nutze „Wiederholungszeichen oben“. Klicke in das Feld und markiere dann den Bereich deiner Datei, der auf jeder Seite oben ausgedruckt werden soll. Im Normalfall sind das die Spaltenüberschriften.
Verfahre analog mit „Wiederholungszeichen links“, für alle Daten, die auf der linken Seite deiner Tabelle stehen und auf allen Seiten gedruckt werden sollen.
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Wie kann man einen Seitenumbruch einfügen?
So kannst du in Excel einen Seitenumbruch einfügen: Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Umbrüche“ und dann auf „Seitenumbruch einfügen“. Achte darauf, dass du deinen Cursor vorher an die richtige Stelle bringst.
Wie kann man eine Tabelle auf eine Seite drucken?
So kannst du eine Excel Tabelle auf eine Seite drucken: Klicke in der Registerkarte „Seitenlayout“ auf den kleinen Pfeil neben „Seite einrichten“. Im Reiter Papierformat kannst du im Bereich „Skalierung“ angeben, wie viele Seiten das Dokument breit und hoch sein soll. Willst du auf eine Seite drucken, gibst du in beiden Feldern 1 ein. Wenn du dein Dokument auf Din A4 einrichten und drucken möchtest, muss bei „Papierformat“ A4 angegeben werden.
Was sind Wiederholungszeichen?
Wiederholungszeichen ist ein Bereich, der beim Drucken auf alle Seiten gedruckt wird. Über diese Angaben kannst du zum Beispiel die Spaltenüberschriften auf jede Seite drucken lassen, damit du auch auf Seite 2, 3 oder 4 noch weißt, um was für Daten es sich in dieser Spalte handelt.
